Una vez creada la empresa, situados en la pantalla inicial del programa, habremos de introducir los datos de la empresa creada y esto lo haremos en la opción GESTIÓN DE DATOS. La introducción de los datos contables se puede realizar de acuerdo a las 2 primeras opciones presentadas (opción 1ª y 2ª):

1ª.- Opción SALDOS CONTABLES.

Permite introducir “manualmente” todos los saldos contables de la empresa creada. Los saldos habrán de ser introducidos con signo positivo pues el programa ya conoce la naturaleza de cada cuenta (solamente introduciremos signo negativo si una cuenta tiene un saldo contrario a su naturaleza contable), en la cuenta 129, resultado del ejercicio, no habrá de introducirse importe alguno pues lo calcula automáticamente el programa, pueden existir cuentas duplicadas donde cabe la posibilidad de ser introducidas con saldo deudor o acreedor, pues bien, introduciremos importe solamente en la que corresponda (cuenta deudora o acreedora, pero no en ambas)

2ª.- Opción IMPORTACIÓN DE DATOS.

El programa permite la importación de datos de otras aplicaciones para de esta forma no tener que introducirlos manualmente. Disponemos de 3 opciones:

a) VERSIÓN ANTERIOR DEL PROGRAMA.- Solamente cabe la posibilidad de ser utilizada por aquellos usuarios del programa, con versiones anteriores a 2008, instaladas en su ordenador. Esta opción permite traspasar los saldos existentes en las versiones anteriores a 2008 del programa ASESOR DE ANÁLISIS DE BALANCES (con PGC de 1990) a la nueva Versión del programa (con PGC 2007). Traspasando los importes de saldos contables del PGC 1990 a los saldos del PGC 2007.

b) CONTAPLUS VER. 2008 O SUPERIOR.- Permite la importación del balance de sumas y saldos de contaplus en formato txt. De esta forma el programa, una vez importados los datos elabora automáticamente la mayoría de estados financieros y realiza automáticamente el análisis de la empresa. Las instrucciones para su correcta importación se encuentran expuestas dentro del mismo apartado, sin más que pinchar el “libro ayuda” habilitado a tal fin.

c) FICHERO SUMAS Y SALDOS EN EXCEL.- Permite la importación del balance de sumas y saldos de cualquier programa informático capaz de exportar este balance, con desglose 4 dígitos, a la aplicación de hoja de cálculo excel. Simplemente indicándo el archivo Excel que contiene el balance, Análisis de Balances importa los datos y elabora automáticamente la mayoría de estados financieros y realiza automáticamente el análisis de la empresa.

Al pulsar en seleccionar archivo se abrirá una ventana donde buscaremos el archivo de tipo Excel que incluye el balance de sumas y saldos. Si el archivo se abre con éxito el programa nos mostrará todas y cada una de las cuentas, y sus valores, que en caso de estar de acuerdo importaremos.

d) TEXTO DE SUMAS Y SALDOS EN EXCEL.- Permite la importación del balance de sumas y saldos de cualquier programa informático capaz de exportar este balance, con desglose 4 dígitos, a la aplicación de hoja de cálculo excel. De esta forma el programa, una vez importados los datos elabora automáticamente la mayoría de estados financieros y realiza automáticamente el análisis de la empresa. Las instrucciones para su correcta importación se encuentran expuestas dentro del mismo apartado, sin más que pinchar el “libro ayuda” habilitado a tal fin

El resto de opciones no son necesarias inicialmente para la puesta en marcha del programa, aunque sí para su correcto uso, nos permiten:

3ª.- Opción DATOS IDENTIFICATIVOS.

Debemos introducir datos necesarios para el correcto cumplimiento de todos los modelos Oficiales (Cuentas Anuales, Impuesto sobre Sociedades, etc.) que permite elaborar la aplicación.

4ª.- Opción DATOS AUXILIARES.

Son otros datos necesarios para la correcta confección de ratios e informes analíticos.

5ª.- Opción LISTADO DE SALDOS CONTABLES.

Esta opción nos muestra el listado de todas las cuentas/subcuentas que tienen saldo distinto de cero dentro del programa, para la empresa y ejercicio económico en el que nos encontremos trabajando.

6ª.- Opción CONFECCIONAR ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO PYME.

Esta opción nos permite confeccionar de forma prácticamente automática este estado financiero. Así la pantalla principal de este apartado, dispone de diferentes opciones que habremos de ir realizando secuencialmente y con la cronología establecida en la propia pantalla. Veamos el proceso:

1º.- Cálculo Automático de Saldos a inicio del Ejercicio.

Es el primer paso que hemos de dar para la confección del ECPN Pyme. En este apartado el programa recogerá de los saldos del ejercicio anterior los importes de fin de ejercicio, con los cuales finalizaron el año las partidas del Patrimonio Neto de la Empresa. Presenta 2 opciones:

PROCEDER. Coge los importes antes mencionados de acuerdo a los datos introducidos en el apartado de entrada de Datos. Cada vez que utilice esta opción los datos que usted pudiese haber modificado o corregido de forma manual en este apartado del programa desaparecerán y se reestablecerán los importes existentes de acuerdo a los datos finales del ejercicio precedente, es decir, perdería cualquier modificación manual realizada por el usuario restableciendo los datos originales obtenidos consecuencia de la entrada de datos inicial en el apartado de gestión de datos.

CANCELAR: No realiza la acción antes referida.

En el supuesto de que no se hubiesen introducido datos del ejercicio anterior, y por tanto no se encontraran almacenados en la aplicación, será necesario, que de acuerdo a las instrucciones del punto siguiente, los cumplimente manualmente en el apartado MODIFICAR IMPORTES DE INICIO DE EJERCICIO.

2º.- Modificar importes de inicio de Ejercicio.

Es el segundo paso para la confección del ECPN Pyme; nos muestra una parte del mismo, no todo el ECPN, concretamente las filas 511, 512, 513 y 514, para que puedan verificarse y modificarse en función de las circunstancias propias de cada empresa. Así:

A) Si existían datos del ejercicio anterior, y se ha realizado el primer paso señalado, la fila 511 (que refleja el saldo de final del ejercicio anterior) saldrá automáticamente cumplimentada y simplemente, en el caso de que sea necesario, el usuario habrá de rellenar las filas 512 y 513 cuando hayan existido ajustes que modifiquen el saldo de las partidas de Patrimonio Neto entre el final del ejercicio anterior y el inicio del ejercicio siguiente.
Estas dos filas referidas, siempre deberán ser rellenadas por el usuario pues el programa no tiene la posibilidad de conocer cuándo, por qué y en que cuantía han podido ajustarse estos importes.

B) Si NO existen datos del ejercicio anterior, el usuario deberá introducirlos manualmente en la fila 511 así como los ajustes que resulten pertinentes de las filas 512 y 513.
Tanto en el caso A) como en el caso B) finalmente habrá de pulsarse el botón de GUARDAR, para que los cambios introducidos sean archivados en la base de datos del programa.

3º.- Cálculo Automático saldos finales de ejercicio.

Es el tercer paso en el proceso de confección del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Pyme.
Una vez seleccione esta opción, el programa Asesor de Análisis de Balances, si lo considera adecuado en función de las características de la empresa, realizará alguna pregunta para concretar algún aspecto que necesite verificar y, en cualquier caso (haga pregunta o no) presentará un informe de que acciones ha tomado para completar el ECPN Pyme.
En la pantalla presentada, simplemente verá un texto indicando que criterios se han seguido para ajustar este Estado Financiero, si desea ver y corregir alguno de los importes establecidos automáticamente por el programa deberá llegar hasta el último paso del proceso de confección del ECPN Pyme (paso 4 presentado a continuación).
También podrá visualizar y obtener el ECPN en el modelo formalizado para su presentación en el Registro Mercantil, en el propio apartado del Registro Mercantil, pero eso sí, una realizados los pasos hasta aquí establecidos.

4º.- Visualizar y Modificar importes del ECPN Pyme Total.

Último paso en la confección del ECPN Pyme.
En este apartado aparecerán todas las celdas que conforman el ECPN Pyme del último ejercicio cerrado, con todos los ajustes realizados automáticamente por el programa y con los saldos finales de Patrimonio.

Las celdas permanecerán activas para que pueda modificarse cualquiera de ellas y corregir todos aquellos aspectos que el programa por sí mismo no ha sido capaz de obtener de acuerdo a lo acontecido en la sociedad.

Es recomendable verificar este hecho pues podría resultar que los cálculos realizados por el programa de forma automática no respondieran exactamente a las variaciones que se han producido en el Patrimonio Neto de la empresa durante el ejercicio económico.

La última fila, fila 525 "E) saldo final del ejercicio" se obtiene a partir del Patrimonio Neto del Balance de Situación de la Sociedad, por lo usted con sus ajustes debería obligar al programa a obtener esos resultados finales (si es que fueron introducidos correctamente en su momento).

A partir de ahí continuaremos con el paso 6. (CAMBIO DE EJERCICIO).