Consecuencias de no legalizar los libros o hacerlo fuera de plazo.

El artículo 18 de la Ley 14/2013 establece que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Por tanto, si el ejercicio coincide con el año natural el último día para legalizar los libros del ejercicio 2022 es el 30 de abril de 2023.

No obstante, desde el punto de vista mercantil, junto con esta obligación no se ha estipulado ningún tipo de régimen sancionador por su falta de legalización o por el incumplimiento en el plazo, a diferencia de lo que ocurre con la falta de depósito de las cuentas anuales.

De hecho, la única mención que realiza el Reglamento del Registro Mercantil y demás legislación sobre la materia es que el registrador hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal en la certificación que extenderá por la legalización de los libros, sin que ello suponga en la práctica ningún agravio respecto de quien sí halla legalizado los libros en tiempo y forma.

Artículo 333.3 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio.

3. En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.

Por otro lado, desde el punto de vista tributario, el artículo 200 de la Ley General Tributaria contempla como una infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales, lo que llevaría aparejado una sanción de 150 o 300 euros, si bien hasta la fecha no tenemos constancia de que se haya empleado este artículo para sancionar la mera falta de legalización de los libros sin venir precedida de otros incumplimientos contables, como ya auguraba en su día la consulta vinculante V1689-10, de 23/07/2010, de la Dirección General de Tributos:

Hay que señalar que la falta de legalización o de depósito, junto con otros incumplimientos de índole contable o registral puede incidir en la determinación de la existencia de anomalías sustanciales en la contabilidad que afecten a la calificación de posibles infracciones tributarias. Por tanto, habrá que estar a las circunstancias de cada caso en concreto para determinar si esa falta de legalización o de depósito de libros pudiera ser constitutivo de infracción tributaria.

Llegados a este punto parecería que si se ha llevado una contabilidad ordenada, sin retrasos sustanciales y se han cumplido las obligaciones fiscales, no existiría ningún aliciente para realizar la legalización telemática de los libros en el Registro Mercantil, pero nada más lejos de la realidad.

La legalización de libros da valor al contenido de los mismos a efectos probatorios a la hora de defender una postura u operación ante los tribunales. Si los libros no han sido legalizados, el contenido de los libros ha podido ser alterado y por tanto carecerían de valor probatorio. Mientras todo vaya bien en la empresa, sin conflictos entre socios, ni altercados con otras partes, puede ser que la legalización de los libros parezca carente de valor pero una vez que uno se encuentra con estas vicisitudes puede arrepentirse de no haber actuado conforme a las prescripciones legales.

Incluso en las sociedades unipersonales, carentes por definición de conflictos entre socios, la legalización de los libros, especialmente del libro-registro de contratos con el socio único, se hace imprescindible. Así lo exige el artículo 16 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital para que los contratos firmados entre el socio único y la sociedad sean oponibles a la masa en caso de concurso.

De lo contrario, si la sociedad unipersonal entra en concurso, a la hora de valorar la masa pasiva, esto es, el importe total debido a los acreedores, el socio único no podrá hacer constar como parte de la misma los derechos de cobro contraídos con la sociedad por las operaciones efectuadas entre ambos, como por ejemplo por la prestación de servicios profesionales o por el trabajo desarrollado en la misma, por lo que hasta que no cobrasen el resto de acreedores no podría cobrar el socio único ningún importe derivado de esa operación.