Recuerde: No entregar el Certificado de retenciones o ingresos a cuenta puede acarrearle una Sanción.

A escasas fechas para finalizar el plazo voluntario de presentación de los Modelos Resúmenes Anuales de la AEAT (31 de Enero o inmediato día hábil si éste fuese festivo) relacionados con las retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, rentas de arrendamiento de inmuebles urbanos, capital mobiliario, etc. (Modelos 180, 190, 193,..., de la AEAT), referidas al ejercicio pasado, puede ser un buen momento para recordar a los obligados que las retenciones practicadas durante el ejercicio deberán ser acreditadas ante los propios sujetos a los cuales se les ha practicado la retención, con los denominados Certificados de retenciones y pagos a cuenta.

¿Es obligatoria su entrega?

Sí. En este sentido, el artículo 108.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas -RIRPF- (Real Decreto 439/2007) establece:

(...) 3. El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir en favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual a que se refiere el apartado anterior (...).

¿Cuándo debo entregarlos?

En general, y tal y como establece el artículo 108.3.2º párrafo del RIRPF, "deberá ponerse a disposición del contribuyente con anterioridad a la apertura del plazo de declaración por este Impuesto".

Puede ser buen momento para entregar el/los Certificado/s de retenciones una vez formalizados los Modelos Resúmenes de la AEAT que los contemplan (180,190, 193,...); Enero o Febrero.

En este sentido para contribuyentes del IRPF hablaríamos de realizar la entrega antes del mes de Abril y para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades antes del mes de julio; ahora bien, el hecho de haber formalizado el Modelo 180 o 190 de la AEAT a finales del mes de Enero, puede ser un buen momento para formalizar (elaborar, sellar y firmar) los certificados que correspondan y proceder a su entrega ya que acabamos de comunicar a la AEAT la información relacionada al respecto. De esta forma evitamos olvidos en momentos posteriores cuando estas operaciones han quedado atrás.

¿Cómo he de entregarlos?

En la práctica, cuando las retenciones se han realizado sobre trabajadores que todavía tienen contrato en vigor en la empresa, la entrega física y presencial suele ser la forma utilizada, pues se aprovecha para que éstos firmen un recibí del Certificado entregado y disponer de una acreditación de la entrega ante quién así lo pudiera requerir.

Evidentemente, esto no siempre es posible. Trabajadores que ya no están, retenciones practicadas sobre otros empresarios o profesionales con los que no hay una relación continuada, etc., hacen que la entrega "física" del Certificado no pueda realizarse; en estos casos el envío por correo ordinario, por correo electrónico firmado (es decir siempre que se tenga la constancia de la recepción de éste por parte del destinatario) o por fax, sería suficiente.

¿Cuál es la sanción por no cumplir con esta obligación?

El artículo 206 de la Ley 58/2003 General Tributaria (LGT) establece que la Administración tributaria considerará infracción "el incumplimiento de la obligación de entregar el certificado de retenciones o ingresos a cuenta practicados a los obligados tributarios perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta".

La sanción que corresponde a la infracción referida vendrá dado por: