Problemas que nos podemos encontrar al formular las cuentas anuales.

De acuerdo con el artículo 253 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, es decir, hasta el 31 de marzo si el ejercicio coincide con el año natural.

Es posible que durante este proceso de formulación de las cuentas anuales nos encontremos con información que haga replantearnos si estamos reflejando correctamente la imagen fiel del patrimonio de la empresa, principio por excelencia de la información contable.

Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables.

Esta información puede ser tratada como un cambio de criterio contable, un error en la contabilidad o una modificación de estimaciones contables. Según se trate de una o otra procederemos de forma muy distinta, tal y como indica la norma de valoración 22ª del Plan General Contable (NRV 21ª del PGC Pyme).

Así, cuando se produzca un cambio en un criterio contable o si se halla un error, éste debe aplicarse de forma retroactiva, desde aquel ejercicio más antiguo al que afecte, de forma que el ingreso o gasto que ocasione en los ejercicios anteriores debe ajustarse imputándolo directamente al patrimonio neto, normalmente con cargo o abono a reservas. Por supuesto, deben modificarse las cifras afectadas a la hora de incorporar la información comparativa de aquellos ejercicios a los que afecte, así como informarse de ello en la memoria.

Por el contrario, cuando se produzca un cambio de estimación contable, por ejemplo, por la obtención de información adicional o el conocimiento de nuevos hechos, debe actuarse de forma prospectiva: se imputará como gasto o ingreso del ejercicio actual o si procede por su naturaleza, directamente al patrimonio neto en la partida correspondiente.

A modo de ejemplo, imaginemos una empresa que a principios de 2021 adquiere un edificio para oficinas y cuando se cierra el ejercicio contable 2022 nos damos cuenta que se ha amortizado como un edificio industrial (3%) cuando el máximo para los edificios administrativos es un 2%. Por tanto, la diferencia entre la amortización acumulada realizada y la que se debería haber hecho deberá subsanarse con cargo a reservas. Sin embargo, en el caso de que la amortización del edificio si estuviese bien hecha pero por un cambio normativo hubiese que cambiar el plazo o el importe de la amortización, simplemente recalcularíamos la amortización para el año actual y los siguientes.

Hechos posteriores al cierre del ejercicio.

Otro problema que nos podemos encontrar al formular las cuentas anuales es qué hacer con los hechos que se produzcan tras el cierre pero que tengan especial relevancia a la hora de representar la imagen fiel del ejercicio cerrado. En tal caso, la norma de valoración 23ª del Plan General de Contabilidad (NRV 22ª en el PGC Pyme) diferencia entre si los hechos ponen de manifiesto circunstancias que ya existían en el ejercicio o si por el contrario sí son acontecimientos nuevos imposibles de prever.

En el primer caso, cuando los hechos ya existían al cierre del ejercicio sí debemos realizar el ajuste correspondiente en las cuentas anuales, como cuando se dictan sentencias sobre causas abiertas o se produce la insolvencia de un cliente, modificando el valor de las cuentas afectadas o reconociendo los pasivos pertinentes, amén de incluir las nuevas condiciones en la memoria.

Sin embargo en el segundo caso, cuando los nuevos hechos pongan de manifiesto condiciones que no existían al cierre del ejercicio, como cuando ocurre un siniestro o disminuye el valor de mercado, no debemos tenerlo en cuenta para la formulación de las cuentas anuales ya que no podían conocerse con antelación. No obstante, si su cuantía es importante, se informará de tal hecho en la memoria.