Vales de comida para empleados: fiscalidad y contabilidad.

Los vales de comida entregados a los empleados, también conocidos como cheques restaurante o ticket-restaurant, tienen el objetivo de cubrir el coste que tendría que realizar el trabajador por un menú diario en cualquier restaurante de los alrededores del centro de trabajo en su pausa para comer al no disponer la empresa de comedor propio y no darle al trabajador tiempo a ir y volver desde su residencia habitual.

Se trata pues de una medida de conciliación muy valorada por los trabajadores que aumentarán su compromiso con la empresa al ver que la misma tiene en cuenta sus necesidades personales. Además el uso de vales de comida es la opción más económica tanto para la empresa como para el trabajador si lo comparamos con otras fórmulas directas (la inversión necesaria para crear y mantener un comedor propio en la empresa es mucho mayor) o indirectas (la repercusión en nómina al trabajador del gasto realizado por el mismo previamente no disfruta de las mismas ventajas fiscales).

Fiscalidad de los vales de comida:

A efectos fiscales, los vales de comida entregados a los empleados se cosideran una retribución en especie, exenta de tributación hasta 11 euros por día hábil de trabajo sin desplazamiento a otro municipio, siempre que se cumplan las siguientes condiciones (art. 45 RIRPF):

• Estar numerados, expedidos de forma nominativa y con indicación de la empresa emisora (y su importe nominal cuando se trate de vales en papel).

• Sean intransmisibles y no acumulables (la cuantía no consumida en un día no podrá acumularse a otro día).

• No seas reembolsables (ni por la empresa ni por un tercero).

• Útiles sólo en establecimientos de hostelería.

• Llevar y conservar un registro de los mismos que incluya:

• Para los documentos en papel: Número de documento, día de entrega e importe nominal.

• Para los medios electrónicos: Número de documento, cuantía entregada y días usados.

Así, para el empleado supone una ventaja más aparte del salario percibido con el que puede llegar a ahorrar más de 2.400 euros al año en comidas sin tributar por ello en el IRPF. De hecho el importe percibido en cheques restaurante no debe aparecer en la declaración de la renta, lo que puede llegar a suponer un rebaja media de 600 euros en la factura fiscal.

Para la empresa se trata de un gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades como cualquier otra retribución al personal, sin limitación en su importe. De igual forma también será deducible el IVA soportado correspondiente a tales comidas en el restaurante o bar efectuado, así como por la comisión que pudiera haber aplicado la empresa intermediaria de confeccionar los vales, ya sean en formato papel o electrónicos (tarjeta, app movil...).

EJEMPLO

Una empresa está valorando qué solución de alimentación dar a sus trabajadores, teniendo en cuenta que no dispone de espacio material para instalar un comedor propio. Las opciones son incluir un plus de 220 euros mensuales en la nómina de los trabajadores o entregarles vales nominales de 10 euros canjeables los días laborales en un restaurante cercano al centro de trabajo. Los trabajadores reciben un salario mensual de 1.500 euros.

SOLUCIÓN Si la empresa incluye el plus de alimentación los trabajadores percibirán un salario de 1.720 euros por el que tributarán íntegramente en el IRPF. Para la Sociedad los 1.720 euros son un gasto de personal deducible en la declaración del Impuesto sobre Sociedades. Si la empresa entrega los vales de comidas los trabajadores percibirán un salario de 1.500 euros por el que tributarán integramente en el IRPF y 220 euros exentos como retribución en especie si suponemos que el mes tiene 22 días laborales. Para la sociedad serán deducibles 1.700 euros en el Impuesto sobre Sociedades y disminuirá su declaración del IVA en 20 euros por trabajador por el IVA soportado en las comidas (220/1,10). La entrega de los vales es la opción más ventajosa tanto para el trabajador, que tributa menos en IRPF y no tiene que adelantar de su bolsillo el importe de las comidas efectuadas, como para la empresa: con los vales de comida se ahorra por cada trabajador 445 euros (425 por IS (25% s/1700) y 20 por IVA) frente a los 430 euros con el plus (25% s/ 1720).

Contabilidad de los vales de comida:

La contabilidad de los vales de comidas entregados a los trabajadores no tiene ninguna dificultad. Aunque se trate de un gasto de personal no influye en el asiento de las nóminas (sólo en la cuantía de las cotizaciones sociales). Por lo que simplemente registraremos la factura por la adquisición de los vales de la siguiente forma:

Registro Contable - Libro Diario	Debe	Haber
(649) Otros gastos sociales	xxx
(472) Hacienda Pública, IVA soportado	xxx
a (410) Acreedores por prestaciones de servicios.		xxx

Si la adquisición de los vales se ha realizado a una empresa intermediaria nos cargará una comisión (deducible) que registraremos en la cuenta 629. Otros servicios que debemos incluir en el debe en el asiento anterior. Y por último, ya una vez que realicemos el pago:

Registro Contable - Libro Diario	Debe	Haber
(410) Acreedores por prestaciones de servicios	xxx
a (572) Bancos e instituciones de crédito c/c vista, euros		xxx