¿Qué consecuencias tiene la falta de depósito de las cuentas anuales?

Muchas son las empresas que no cumplirán la obligación de depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales del ejercicio económico 2023, incluso un gran número lleva más de un lustro sin hacerlo. Ya no digo fuera de plazo, y no por pocos días. Lo que quizás no sepan o ignoren estas empresas -sus administradores mejor dicho- son los problemas a los que se pueden enfrentar por la falta de depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil:

Cierre registral.

Esta consecuencia se da siempre. No depositar las cuentas anuales en plazo conlleva que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista, salvo que se trate de los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.

Al principio puede parecer poca cosa pero es imprescindible cuando está en juego acceder a financiación, ya sea por un préstamo bancario o una ampliación de capital. De hecho, el cierre registral suele salir a relucir cuando queremos inscribir el cambio de administrador de la sociedad o depositar las cuentas de otro año. En el siguiente enlace puedes ver cómo solucionar el cierre registral.

Multas de 1.200 a 60.000 euros.

El régimen sancionador del depósito y publicidad de las cuentas anuales establece que la falta de depósito de las cuentas anuales en plazo dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). Incluso puede aumentar a 300.000 euros el límite superior de la sanción en caso de grandes empresas.

Cierto es que en la práctica apenas se inician expendientes sancionadores por este motivo debido a los pocos efectivos que dedica el ICAC a ello (en 2023 hubo 316 casos resueltos) pero este hecho podría cambiar en cualquier momento. En la disposición adicional décima del Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, se establece un marco de colaboración entre el ICAC y la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, para encomendar la gestión y la propuesta de decisión sobre los expedientes sancionadores por incumplimiento del deber de depósito de cuentas a los registradores mercantiles competentes por razón del domicilio del obligado, con su correspondiente retribución por sus desempeños. Y no olvide que el plazo de prescripción de esta infracción (y de las sanciones que conlleva) es de 3 años.

En este sentido es importante que presentemos las cuentas aunque sea fuera de plazo pero lo antes posible ya que si se produce el depósito con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

Responsabilidad de los administradores.

En cuanto a la responsabilidad del administrador derivada de este hecho, el artículo 236 de la Ley de Sociedades de Capital establece que los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo. Si no se cumplen los plazos establecidos en la ley y por tanto no se presentan las cuentas a tiempo, no hay duda de que no se está actuado diligentemente, por lo que se le podrían reclamar los daños y perjuicios causados, como las sanciones impuestas a la sociedad o una indemnización por el quebranto que pueda suponer el cierre registral.

Pero además de esta responsabilidad por daños, también existe una responsabilidad por deudas (regulada en el artículo 367), es decir, por no actuar cuando se da alguna causa de disolución o la situación económica de la sociedad es de insolvencia, al no disolver o liquidar la sociedad o no instar la declaración del concurso de acreedores, situación que se puede dar pero desconocerse al no haber formulado y presentado las cuentas anuales en los plazos marcados por la normativa.

Y no es baladí este punto, ya que los administradores que en el plazo de dos meses no actúen diligentemente cuando se constate que en la sociedad concurre una causa legal de disolución, incurren en responsabilidad solidaria con su propio patrimonio por las deudas de la sociedad posteriores al acaecimiento de la causa legal de disolución, recayendo sobre los mismos administradores la carga de la prueba en cuanto a que las deudas reclamadas son de fecha anterior al acaecimiento de la causa legal de disolución de la sociedad.

Revocación del NIF.

El artículo 147 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, aprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, establece como una de las causas de revocación del número de identificación fiscal que se constate el incumplimiento durante cuatro ejercicios consecutivos de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

La revocación del NIF no es automática, requiere audiencia previa con plazo de 10 días para efectuar alegaciones debiendo publicarse en el BOE y notificarse al obligado tributario en caso de producirse finalmente, pero consumada la pérdida de validez a efectos identificativos de dicho número en el ámbito fiscal las implicaciones son nefastas: no podrá realizar inscripciones en registros públicos, ni realizar cargos y abonos en cuentas o depósitos abiertos en entidades de crédito; tampoco podrá obtener el certificado de encontrarse al corriente de pago de sus obligaciones tributarias, y causará baja en el Registro de operadores intracomunitarios (ROI), exportadores y otros operadores económicos; todo esto ocurrirá hasta que se consiga rehabilitar el NIF o se obtenga uno nuevo.