Cuentas Anuales Defectuosas. Motivos por los que están siendo "devueltas". ¿Cómo subsanarlas?.
Publicado: 01/09/2021
Boletin nº 34 - Año 2021
Este año 2021, en relación con la presentación de las cuentas anuales del ejercicio 2020, hemos asistido a un período muy "convulso"; en los últimos 4 días de plazo para el cumplimiento de esta obligación mercantil nos encontramos con la "sorpresiva" obligación de adjuntar la denominada "Hoja Covid-19" que ocasionó inmumerables contratiempos entre los profesionales responsables de su presentación; ya fue comentado con distintos artículos en su momento e incluso ahora, provoca cierta "irritación" recordarlo.
Pues bien, desde Supercontable.com, en contacto directo con nuestros clientes y usuarios, estamos siendo conscientes de los principales motivos esgrimidos en este ejercicio por el Registro Mercantil, para la calificación de las cuentas presentadas como defectuosas y encontrarnos con esa expresión tan extendida entre los profesionales de "me han devuelto las Cuentas".
Asegúrese de comprender y verificar el motivo de la "devolución de las cuentas".
La primera dificultad que encontramos cuando recibimos la notificación con la calificación defectuosa de las cuentas anuales presentadas es saber interpretar, del texto recibido, que error hemos cometido en la presentación; no siempre el Registro Mercantil detalla adecuadamente el motivo del error cometido o nuestra interpretación es la correcta; en este sentido, emplazamos a verificar el motivo de la calificación defectuosa solicitando la ayuda de profesionales o incluso poniéndose en contacto con el Registro Mercantil correspondiente para evitar tener que hacer frente a una "segunda devolución".
Así entre las principales experiencias que nuestros clientes y usuarios nos reportan por la "devolución de sus cuentas anuales" reseñamos: (siempre hablando de Cuentas Anuales en Formato Pyme)
| ERROR | VERIFICACIÓN Y FORMA DE SUBSANARLO |
| Página CVP. Declaración COVID-19 | Los Registros Mercantiles están solicitando entregar la denominada HOJA COVID-19 para aquellas presentaciones realizadas desde 27.07.2021 y que no lo hicieron en aquel momento (entre otras muchas cosas porque se llegó a informar de no tener la obligación de hacerlo ante el "caos" informativo producido al respecto). Aconsejamos comunicarse con el Registro Mercantil correspondiente pues dependiendo de los casos y Registros podremos subsanar sin necesidad de generar una nueva huella digital y certificado con la misma (algo que supone un absoluto trastorno operativo para los profesionales); tengamos en cuenta que en la subsanación por vía telemática, con el nuevo envío, deben remitirse nuevamente todos los documentos que forman parte del depósito, aunque algunos no hubiesen sido objeto de subsanación. Por ejemplo el Registro Mercantil de Valencia notificó que "todas aquellas sociedades que presenten las cuentas a partir de las 23:59 de 26 de julio de 2021, sin la hoja COVID, serán calificadas defectuosas y si éste es el único defecto del que adolecen las cuentas, no provocará los honorarios correspondientes a la calificación defectuosa". |
| Página IDP2. Aplicación de Resultados |
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| Página IDP2. Período Medio de Pago a Proveedores | Verificar que está cumplimentada la casilla 94705 para ambos ejercicios. Deben cumplimentarse los días que determinan el periodo medio de pago a los proveedores. Caso de no consignar cifras en alguno de los ejercicios, debemos justificar la causa en el apartado 01903 de la hoja destinada a Datos Generales de Identificación e Información Complementaria (Por ejemplo: "Durante el ejercicio XXXX la sociedad ha permanecido inactiva por lo que no se ha cumplimentado el apartado de Período Medio de Pago a Proveedores") |
| Página TRP. Declaración de Identificación del Titular Real | Hemos de verificar que hemos cumplimentado adecuadamente esta página y para ello debemos saber: A. Si NO es el primer ejercicio de la empresa.- Las sociedades que no coticen en bolsa y que no hayan modificado la Titularidad Real respecto de la comunicada en sus primeras cuentas anuales presentadas (o en el ejercicio 2017 primera vez en que surgió esta obligación), deberán cumplimentar en la referida página:
B. Si es el primer ejercicio de la empresa.- Las sociedades que no coticen en bolsa deberán cumplimentar efectivamente los datos identificativos que correspondan para mostrar los titulares de la entidad y las preguntas responderlas de la forma:
En ocasiones, cuando estamos obligados a presentar cuentas anuales de distintas empresas, "la costumbre" nos lleva a contestar estas preguntas siempre en el mismo sentido, cuando no debería ser el caso. Recuerde: La Titularidad Real debe ir referida a la fecha de la firma o generación del fichero ZIP en las cuentas en papel o telemáticas, según corresponda. |
OTROS ERRORES COMUNES.
Además de los defectos que mayor incidencia estamos observando para las cuentas presentadas del ejercicio 2020, existen otro tipo de errores que tradicionalmente han motivado (siguen haciéndolo) que las cuentas anuales presentadas sean calificadas como defectuosas. Así por ejemplo:
El CERTIFICADO de APROBACIÓN de las CUENTAS ANUALES.- Suelen ser habituales errores tales como:
- Las fechas de formulación y aprobación de las cuentas, que determinan el plazo para su presentación, no son correctas. En muchas ocasiones trabajamos sobre la plantilla de este mismo documento de años anteriores y olvidamos cambiar todas las fechas correctamente o simplemente no se tiene en cuenta la normativa; a este respecto hemos de recordar que la Junta General de socios o accionistas debe reunirse en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio para aprobar las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. Así, para la presentación de las cuentas anuales, dispondremos del mes siguiente a la celebración de la Junta de aprobación de las mismas.
- Desde el ejercicio 2016, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto -ECPN- deja de ser un Estado Financiero obligatorio en la presentación de las Cuentas Pyme (y Abreviadas), sin embargo algunas de las plantillas que utilizamos para realizar el certificado siguen mencionando el mismo como objeto de presentación. Así, hemos de verificar que en el Certificado del Acta de la Junta no conste que se acompaña a depósito este documento, pues el Registrador exigirá que se aporte para su depósito al mencionarlo en el propio certificado.
Verique los modelos de Certificaciones utilizados para presentar las cuentas anuales: comprobando que no lleven la referencia al ECPN y las fechas relacionadas son correctas.
- El DOCUMENTO sobre SERVICIOS a TERCEROS.- Muchas entidades no conocen con exactitud el sentido de este documento y su incorporación a las cuentas anuales por lo que ante esa duda suelen presentarlo sin estar obligadas a ello. Recordemos a nuestros lectores que solamente estarán obligadas a acompañar las cuentas anuales con este documento cuando previamente la entidad haya sido inscrita en el Registro como Prestadora de Servicio a Sociedades y Fideicomisos. Consecuentemente, debemos asegurarnos que no se acompaña este documento si no queremos que las cuentas sean calificadas como defectuosas por no constar nuestra entidad inscrita como prestadora de este tipo de servicios (y viceversa).
En relación con la forma adecuada de proceder a la presentación de todas las subsanaciones antes comentadas, ya en un comentario anterior entramos en el detalle de cada uno de los pasos que debemos dar para realizar la presentación-subsanación correctamente.
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