¿Se puede atender requerimiento de la AEAT aportando libros registro en formato pdf?.

DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS

El consultante plantea consulta tributaria en relación con el Impuesto sobre la Renta de las Personas Física, en concreto, si debe atender un requerimiento si le es solicitado en formato pdf y en qué normativa se incluiría la prohibición de dicho formato.

CUESTIÓN PLANTEADA: 

¿Existe la obligación en caso de requerimiento de aportar los libros registro en un formato electrónico diferente del "pdf"?

En caso de que sea correcta la prohibición de aportar los libros registros en "pdf", ¿qué disposición reglamentaria establece dicha prohibición?.

CONTESTACION-COMPLETA:

El artículo 29 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (BOE de 18 de diciembre), en adelante LGT dispone:

“1. Son obligaciones tributarias formales las que, sin tener carácter pecuniario, son impuestas por la normativa tributaria o aduanera a los obligados tributarios, deudores o no del tributo, y cuyo cumplimiento está relacionado con el desarrollo de actuaciones o procedimientos tributarios o aduaneros.

2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:

(…)

d) La obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, así como los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En todo caso, los obligados tributarios que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones por medios telemáticos deberán conservar copia de los programas, ficheros y archivos generados que contengan los datos originarios de los que deriven los estados contables y las autoliquidaciones o declaraciones presentadas.

(…)

f) La obligación de aportar a la Administración tributaria libros, registros, documentos o información que el obligado tributario deba conservar en relación con el cumplimiento de las obligaciones tributarias propias o de terceros, así como cualquier dato, informe, antecedente y justificante con trascendencia tributaria, a requerimiento de la Administración o en declaraciones periódicas. Cuando la información exigida se conserve en soporte informático deberá suministrarse en dicho soporte cuando así fuese requerido.

g) La obligación de facilitar la práctica de inspecciones y comprobaciones administrativas.

(…)

3. En desarrollo de lo dispuesto en este artículo, las disposiciones reglamentarias podrán regular las circunstancias relativas al cumplimiento de las obligaciones tributarias formales.

En particular, se determinarán los casos en los que la aportación o llevanza de los libros registro se deba efectuar de forma periódica y por medios telemáticos.”

El artículo 93 de la LGT dispone:

“1. Las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, así como las entidades mencionadas en el apartado 4 del artículo 35 de esta ley, estarán obligadas a proporcionar a la Administración tributaria toda clase de datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relacionados con el cumplimiento de sus propias obligaciones tributarias o deducidos de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas.

(….)

2. Las obligaciones a las que se refiere el apartado anterior deberán cumplirse con carácter general en la forma y plazos que reglamentariamente se determinen, o mediante requerimiento individualizado de la Administración tributaria que podrá efectuarse en cualquier momento posterior a la realización de las operaciones relacionadas con los datos o antecedentes requeridos.

(…)”.

El Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, aprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio (BOE de 5 de septiembre), en adelante RGAT, dispone en el artículo 29:

“Artículo 29. Obligación de llevar y conservar los libros registro de carácter fiscal.

1. Cuando la normativa tributaria lo prevea, los obligados tributarios deberán llevar y conservar de forma correcta los libros registro que se establezcan. Igualmente, dicha normativa determinará los casos en los que la aportación o llevanza de los libros registro se deba efectuar de forma periódica y por medios telemáticos.

Los libros registro deberán conservarse en el domicilio fiscal del obligado tributario, salvo lo dispuesto en la normativa tributaria.

(…)”.

En cuanto a las obligaciones de información, el artículo 30 del RGAT, en desarrollo del artículo 93 de la LGT:

“Artículo 30. Obligaciones de información.

1. El cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en los artículos 93 y 94 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, se realizará conforme lo dispuesto en la normativa que las establezca y en este capítulo.

2. Los obligados tributarios que realicen actividades económicas, así como aquellos que satisfagan rentas o rendimientos sujetos a retención o ingreso a cuenta, intermedien o intervengan en operaciones económicas, profesionales o financieras, deberán suministrar información de carácter general en los términos que se establezca en la normativa específica, en la normativa sobre asistencia mutua y en este capítulo.

En el ámbito de competencias del Estado, el Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas aprobará los modelos de declaración que, a tal efecto, deberán de presentarse, el lugar y plazo de presentación y los supuestos y condiciones en que la obligación deberá cumplirse mediante soporte directamente legible por ordenador o por medios telemáticos.

3. El cumplimiento de la obligación de información también podrá consistir en la contestación a requerimientos individualizados relativos a datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relacionados con el cumplimiento de sus propias obligaciones tributarias o deducidos de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas, aunque no existiera obligación de haberlos suministrado con carácter general a la Administración tributaria mediante las correspondientes declaraciones. En estos casos, la información requerida deberá aportarse por los obligados tributarios en la forma y plazos que se establezcan en el propio requerimiento, de conformidad con lo establecido en este reglamento. Las actuaciones de obtención de información podrán desarrollarse directamente en los locales, oficinas o domicilio de la persona o entidad en cuyo poder se hallen los datos correspondientes o mediante requerimientos para que tales datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria sean remitidos o aportados a la Administración tributaria.

(…)”.

En cuanto a la materia específica, la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (BOE de 17 de julio) trata de homogeneizar la llevanza de los libros registro en IVA y en IRPF e indica que la Agencia Estatal de Administración Tributaria publicará en su página web un formato tipo de libros registros:

“(…)

Entre los objetivos buscados con esta nueva orden se encuentra el de reforzar y concretar la posibilidad de que estos libros puedan ser compatibles, con las adiciones necesarias, como libro fiscal de los impuestos que así lo prevean. En concreto, tal y como se indica en el artículo 12 de esta orden, los libros registros del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas podrán ser compatibles con los requeridos en el Impuesto sobre el Valor Añadido en los términos previstos en el artículo 62.3 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. Esta concreción es sin duda una modulación de las obligaciones formales del colectivo de contribuyentes obligados a llevar libros registros de sus actividades.

Del mismo modo, a los efectos de la cumplimentación de dichos libros registros y en el marco de las actuaciones de asistencia tributaria y de reducción de cargas indirectas, en línea con numerosas actuaciones precedentes, la Agencia Estatal de Administración Tributaria publicará en su página web un formato tipo de libros registros. La puesta a disposición de este formato de libros trata de asistir en el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales registrales y pretende ofrecer seguridad jurídica y certeza en el contenido mínimo que pueda exigirse sobre los mismos.

(…)

Artículo 9. Requisitos formales.

1. Todos los libros registros mencionados en esta orden deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y se totalizarán, en todo caso, por trimestres y años naturales.

2. Las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros. Cuando la factura u otro documento justificativo se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro, tendrá que efectuarse la correspondiente conversión para su reflejo en los libros registros.

3. Cuando los libros sean llevados por medios electrónicos o informáticos se deberán conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En el caso de que los libros no se lleven en formato electrónico será válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros mencionados en el apartado anterior.

4. Los contribuyentes y entidades que realicen varias actividades, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 38 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, deberán llevar libros independientes para cada una de ellas. En el caso de que los libros registros no se lleven en formato electrónico se deberá hacer constar en el primer folio la actividad a que se refieren.

(…)

Artículo 12. Compatibilidad con otros libros.

Los libros registros regulados en esta orden podrán ser utilizados a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido aprobado por Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.

Los libros registros regulados en esta orden podrán ser utilizados a efectos del Impuesto General Indirecto Canario, siempre que lo permita el Decreto 268/2011, de 4 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento de gestión de los tributos derivados del Régimen Económico y Fiscal de Canarias y se ajusten a los requisitos establecidos en él.

(…)”.”

Lo que comunico a Vd. con efectos vinculantes, conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 89 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.