Cuentas Anuales Defectuosas. Motivos por los que están siendo "devueltas". ¿Cómo subsanarlas?.

Este año 2022, en relación con la presentación de las cuentas anuales del ejercicio 2021, han continuado las "turbulencias" que ya se originaron en el ejercicio anterior para la presentación de las cuentas anuales pues si en 2021 en los últimos 4 días de plazo para el cumplimiento de esta obligación mercantil nos encontramos con la "sorpresiva" obligación de adjuntar la denominada "Hoja Covid-19" que ocasionó inmumerables contratiempos entre los profesionales responsables de su presentación, en este año 2022 "la sorpresa se convierte en cotidianidad" para, como ya advertimos en comentados anteriores, en las presentaciones realizadas desde 5 de julio de 2022, obligar a la empresas a notificar los titulares reales de las mismas aunque estos no hubiesen cambiado desde la última vez en que fueron notificados al Registro Mercantil.

Así, desde Supercontable.com, en contacto directo con nuestros clientes y usuarios, estamos siendo conscientes de los principales motivos esgrimidos en este ejercicio por el Registro Mercantil, para la calificación de las cuentas presentadas como defectuosas y encontrarnos con esa expresión tan extendida entre los profesionales de "me han devuelto las Cuentas".

La primera dificultad que encontramos cuando recibimos la notificación con la calificación defectuosa de las cuentas anuales presentadas es saber interpretar, del texto recibido, que error hemos cometido en la presentación; no siempre el Registro Mercantil detalla adecuadamente el motivo del error cometido o nuestra interpretación es la correcta; en este sentido, emplazamos a verificar el motivo de la calificación defectuosa solicitando la ayuda de profesionales o incluso poniéndose en contacto con el Registro Mercantil correspondiente para evitar tener que hacer frente a una "segunda devolución".

De esta forma, entre las principales experiencias que nuestros clientes y usuarios nos reportan por la "devolución de sus cuentas anuales" reseñamos: (siempre hablando de Cuentas Anuales en Formato Pyme)

OTROS ERRORES COMUNES.

Además de los defectos que mayor incidencia estamos observando para las cuentas presentadas del ejercicio 2021, existen otro tipo de errores que tradicionalmente han motivado (siguen haciéndolo) que las cuentas anuales presentadas sean calificadas como defectuosas. Así por ejemplo:

El CERTIFICADO de APROBACIÓN de las CUENTAS ANUALES.- Suelen ser habituales errores tales como:

Verique los modelos de Certificaciones utilizados para presentar las cuentas anuales: comprobando que no lleven la referencia al ECPN y las fechas relacionadas son correctas.

• Las fechas de formulación y aprobación de las cuentas, que determinan el plazo para su presentación, no son correctas. En muchas ocasiones trabajamos sobre la plantilla de este mismo documento de años anteriores y olvidamos cambiar todas las fechas correctamente o simplemente no se tiene en cuenta la normativa; a este respecto hemos de recordar que la Junta General de socios o accionistas debe reunirse en los seis meses posteriores al cierre del ejercicio para aprobar las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. Así, para la presentación de las cuentas anuales, dispondremos del mes siguiente a la celebración de la Junta de aprobación de las mismas.
• Desde el ejercicio 2016, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto -ECPN- deja de ser un Estado Financiero obligatorio en la presentación de las Cuentas Pyme (y Abreviadas), sin embargo algunas de las plantillas que utilizamos para realizar el certificado siguen mencionando el mismo como objeto de presentación. Así, hemos de verificar que en el Certificado del Acta de la Junta no conste que se acompaña a depósito este documento, pues el Registrador exigirá que se aporte para su depósito al mencionarlo en el propio certificado.

• El DOCUMENTO sobre SERVICIOS a TERCEROS.- Ya lo hemos reseñado en el cuadro anterior errores experimentados en este ejercicio 2021 por lo que incidimos en que muchas entidades no conocen con exactitud el sentido de este documento y su incorporación a las cuentas anuales por lo que ante esa duda suelen presentarlo sin estar obligadas a ello. Recordemos a nuestros lectores que solamente estarán obligadas a acompañar las cuentas anuales con este documento cuando previamente la entidad haya sido inscrita en el Registro como Prestadora de Servicio a Sociedades y Fideicomisos. Consecuentemente, debemos asegurarnos que no se acompaña este documento si no queremos que las cuentas sean calificadas como defectuosas por no constar nuestra entidad inscrita como prestadora de este tipo de servicios (y viceversa).

En relación con la forma adecuada de proceder a la presentación de todas las subsanaciones antes comentadas, ya en un comentario anterior entramos en el detalle de cada uno de los pasos que debemos dar para realizar la presentación-subsanación correctamente.