¿Tiene becarios en su empresa? Sepa que desde 1 de Enero de 2024 se debe cotizar por ellos a la Seguridad Social
Antonio Millán, Abogado, Departamento Laboral de Supercontable.com - 28/03/2023
ACTUALIZADO 19/08/2024
Boletín nº 49 - Año 2023
En el BOE de 17 de Marzo se publicó el Real Decreto-ley 2/2023, de 16 de marzo, de medidas urgentes para la ampliación de derechos de los pensionistas, la reducción de la brecha de género y el establecimiento de un nuevo marco de sostenibilidad del sistema público de pensiones.
Como dijimos en anteriores comentarios, su contenido principal es la reforma de las pensiones, pero, además, de los cambios en el periodo de años cotizados computable para el cálculo de la pensión, y de los incrementos de cotización por el mecanismo de equidad intergeneracional MEI) y la cotización adicional de solidaridad, esta norma incluye otras cuestiones de importancia.
Una de esas cuestiones es la inclusión de los alumnos que realicen prácticas formativas o prácticas académicas externas incluidas en programas de formación, es decir, de los conocidos como "becarios", en el sistema de Seguridad Social.
En SuperContable hemos analizado la conversión de un "becario" en empleado de plantilla si no realiza funciones formativas; y ahora vamos a abordar cómo se regula esta inclusión de los "becarios" en la Seguridad Social y qué obligaciones implica para las empresas que cuenten con alumnos que realicen prácticas formativas o prácticas académicas en las mismas.
No olvide que ya existía una regulación previa sobre la Seguridad Social de las personas que desarrollan programas de formación y prácticas no laborales y académicas, contenida en el Real Decreto-ley 28/2018, de 28 de diciembre, para la revalorización de las pensiones públicas y otras medidas urgentes en materia social, laboral y de empleo, que ahora se deroga.
Por tanto, lo que se hace ahora es ampliar y mejorar la regulación existente respecto a la inclusión en el sistema de Seguridad Social de los "becarios", que no se desarrolló reglamentariamente, provocando problemas de aplicación.
¿A quién afecta esta regulación sobre la Seguridad Social de los "becarios"?
Según la reforma, la realización de prácticas formativas en empresas, instituciones o entidades incluidas en programas de formación y la realización de prácticas académicas externas es el hecho que determina la inclusión en el sistema de la Seguridad Social de las personas que las realicen.
Concretando más, las prácticas a las que afecta son:
- Las realizadas por alumnos universitarios, tanto las dirigidas a la obtención de titulaciones oficiales de grado y máster, doctorado, como las dirigidas a la obtención de un título propio de la universidad, ya sea un máster de formación permanente, un diploma de especialización o un diploma de experto.
- Las realizadas por alumnos de formación profesional, siempre que las mismas no se presten en el régimen de formación profesional intensiva.
¿Cómo se incluyen en la Seguridad Social estos "becarios"?
Las personas becarias que realicen las prácticas que hemos mencionado quedarán incluidas como asimiladas a trabajadores por cuenta ajena en el Régimen General de la Seguridad Social; con la excepción de que la práctica o formación se realice a bordo de embarcaciones, en cuyo caso la inclusión se producirá en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar.
¿Ello genera obligaciones para la empresa?
En cuanto a las obligaciones a la Seguridad Social es necesario distinguir entre:
Prácticas formativas remuneradas
En este caso, el cumplimiento de las obligaciones de Seguridad Social corresponde a la entidad u organismo que financie el programa de formación, que asumirá a estos efectos la condición de empresario. En el supuesto de que el programa esté cofinanciado por dos o más entidades u organismos, tendrá la condición de empresario aquel al que corresponda hacer efectiva la respectiva contraprestación económica.
Las altas y las bajas en la Seguridad Social se practicarán de acuerdo con la normativa general de aplicación.
Prácticas formativas NO remuneradas
En este caso el cumplimiento de las obligaciones de Seguridad Social corresponde a la empresa, institución o entidad en la que se desarrollen aquellos, salvo que en el convenio o acuerdo de cooperación que, en su caso, se suscriba para su realización se disponga que tales obligaciones corresponderán al centro de formación responsable de la oferta formativa. Quien asuma la condición de empresario deberá comunicar los días efectivos de prácticas a partir de la información que facilite el centro donde se realice la práctica formativa.
La entidad que sea responsable conforme a lo indicado en el párrafo anterior, debe solicitar de la Tesorería General de la Seguridad Social la asignación de un código de cuenta de cotización específico para este colectivo de personas.
Las altas y las bajas en la Seguridad Social se practicarán de acuerdo con la normativa general.
El alta se realiza al inicio de las prácticas formativas y la baja a la finalización de estas, sin perjuicio de que para la cotización a la Seguridad social y su acción protectora se tengan en cuenta exclusivamente los días en que se realicen dichas prácticas.
El plazo para comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social dicha alta y baja será de diez días naturales desde el inicio o finalización de las prácticas.
¿Cómo se cotiza a la Seguridad Social?
También se distingue en este caso entre prácticas formativas remuneradas y no remuneradas.
No obstante, existen una serie de aspectos comunes a las dos modalidades:
- No se cotiza por el Mecanismo de Equidad Intergeneracional.
- Existe una reducción del 95% en la cuota de contingencias comunes. No serán de aplicación otros beneficios en la cotización distintos a esta reducción.
- La entidad que tenga la condición de empresario es responsable del ingreso de la totalidad de las cuotas.
Conforme a la Disposición transitoria novena del Decreto-ley 8/2023, de 27 de diciembre, por el que se adoptan medidas para afrontar las consecuencias económicas y sociales derivadas de los conflictos en Ucrania y Oriente Próximo, así como para paliar los efectos de la sequía, hasta que se apruebe la Ley de Presupuestos Generales del Estado para el año 2024, en ambos casos, a las cuotas por contingencias comunes les resultará de aplicación la reducción del 95 por ciento citada, resultando una cuota empresarial, por cada día de prácticas, de
Entendemos que la reducción en la cotización del 97 por ciento que se preveía para el periodo de 1 de octubre hasta 31 de diciembre de 2023 ha quedado sin efecto por el retraso de la entrada en vigor al 1 de Enero de 2024 por el Real Decreto-ley 5/2023.
Prácticas remuneradas
- Se realiza como en los contratos formativos en alternancia, con excepción de lo establecido en el ordinal 2.º del apartado 1 de la disposición adicional cuadragésima tercera de la Ley General de Seguridad Social.
- La base de cotización mensual a efectos de prestaciones es la base mínima de cotización vigente en cada momento respecto del grupo de cotización 7.
- En el caso de que el alta no se extienda a la totalidad de los días, la base de cotización a efectos de prestaciones será la parte proporcional de la base mínima del grupo de cotización 7.
Conforme a la
Dichas cuotas se aplicarán también respecto a las prácticas realizadas al amparo del Real Decreto 1493/2011, de 24 de octubre, por el que se regulan los términos y las condiciones de inclusión en el Régimen General de la Seguridad Social de las personas que participen en programas de formación, en desarrollo de lo previsto en la disposición adicional tercera de la Ley 27/2011, de 1 de agosto, sobre actualización, adecuación y modernización del sistema de la Seguridad Social, y del Real Decreto 1543/2011, de 31 de octubre, por el que se regulan las prácticas no laborales en empresas.
Prácticas NO remuneradas
La cotización consiste en una cuota empresarial por cada día de prácticas formativas por contingencias comunes y por contingencias profesionales, que tendrá en cuenta la exclusión de la cobertura de la incapacidad temporal derivada de contingencias comunes, que serán establecidas para cada ejercicio en la correspondiente Ley de Presupuestos Generales del Estado.
Sepa que:
Conforme a la
De la cuota diaria por contingencias profesionales de 0,31 euros, 0,16 euros corresponderán a la contingencia de incapacidad temporal y 0,15 euros a las contingencias de incapacidad permanente y muerte y supervivencia.
La base de cotización mensual a efectos de prestaciones será la base mínima de cotización respecto del grupo de cotización 8, multiplicada por el número de días de prácticas formativas realizadas en el mes natural con el límite, en todo caso, del importe de la base mínima de cotización mensual correspondiente al grupo de cotización 7.
El plazo reglamentario de ingreso de las cuotas es el siguiente:
- Las de los meses de enero, febrero y marzo será el mes de abril
- Las de los meses de abril, mayo y junio será el mes de julio
- Las de los meses de julio, agosto y septiembre será el mes de octubre
- Las de los meses de octubre, noviembre y diciembre será el mes de enero
Tenga en cuenta que hasta el penúltimo día natural de cada uno de los meses que constituyen el plazo reglamentario de ingreso de cuotas, las entidades que asumen la condición de empresa deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social el número de días en que se haya realizado de prácticas no remuneradas, durante los tres meses inmediatamente anteriores.
Y si no se ha realizado ningún día de prácticas no remunerados en un determinado mes, se debe informar expresamente de tal circunstancia. En cualquier caso, la empresa debe solicitar de la TGSS la liquidación de cuotas correspondiente a los tres meses inmediatamente anteriores, hasta el penúltimo día natural del respectivo plazo de ingreso.
Finalmente, cuando la persona que realice las practicas se encuentre en una situación de incapacidad temporal por contingencias profesionales, nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o durante la lactancia natural, la empresa debe Indicar a la TGSS los días previstos de realización de la práctica formativa.
A efectos de prestaciones, cada día de prácticas formativas no remuneradas será considerado como 1,61 días cotizados, sin que pueda sobrepasarse, en ningún caso, el número de días del mes correspondiente. Las fracciones de día que pudieran resultar del coeficiente anterior se computaran como un día completo.
¿Qué coberturas se reconocen a los "becarios"?
La acción protectora será la correspondiente al régimen de Seguridad Social aplicable (Régimen General o Régimen Especial de los Trabajadores del Mar), con la exclusión de la protección por desempleo, de la cobertura del Fondo de Garantía Salarial y por Formación Profesional.
En el supuesto de las prácticas no remuneradas se excluirá también la protección por la prestación de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.
Las prestaciones económicas por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural, se abonarán por la entidad gestora o, en su caso, por la mutua colaboradora, mediante pago directo de la misma, y las prestaciones que correspondan por la situación de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes o profesionales se abonarán en todo caso mediante pago delegado.
¿Cuándo entra en vigor la cotización de los "becarios"?
La inclusión en el sistema de Seguridad Social de los alumnos que realicen prácticas formativas, estaba prevista inicialmente para 1 de octubre de 2023, según el Real Decreto-ley 2/2023, de 16 de marzo.
Pero se retrasó hasta 1 de Enero de 2024 por el Real Decreto-ley 5/2023, de 28 de junio, con el objetivo de facilitar, durante esta vacatio legis, la adaptación de los centros formativos y de quien deba asumir la condición de sujeto responsable del cumplimiento de las obligaciones de Seguridad Social respecto a las personas que realicen las prácticas.
No obstante, los "becarios" que, con anterioridad a 1 de Enero de 2024, hayan realizado prácticas formativas, podrán suscribir el denominado convenio especial, por una única vez, para que les posibilite el cómputo de la cotización por los periodos de prácticas no laborales realizados antes de 1 de Enero de 2024, hasta un máximo de cinco años, al haberse ampliado por el Real Decreto-ley 5/2023 los dos años que se preveían inicialmente.
La posibilidad de suscribir el convenio especial fue desarrollada por la Orden ISM/386/2024, de 29 de abril, posteriormente modificada por la Orden ISM 812/2024, de 26 de julio, para facilitar la suscripción del convenio especial:
- Rebajando el coste del convenio especial mediante el establecimiento como base de cotización para el cálculo de la cuota de la base mínima de cotización del grupo 7 del Régimen General de la Seguridad Social vigente durante la realización de los períodos formativos o de prácticas certificados.
- Permitiendo la compatibilidad de la suscripción de un convenio especial al amparo del artículo 1 de la Orden ISM/386/2024, de 29 de abril, con la suscripción de otro convenio especial al amparo de su disposición adicional segunda que posibilite el cómputo de hasta 1825 días de prácticas en cada uno de ellos, siempre que los períodos objeto de cómputo en uno y otro no se superpongan ni hubieran sido objeto de cómputo, en su caso, en el convenio que se suscribió al amparo de la disposición adicional primera del Real Decreto 1493/2011, de 24 de octubre.
- Flexibilizando el pago de la cuota resultante, posibilitando que su pago pueda realizarse de manera fraccionada en un plazo máximo de hasta 84 mensualidades.
- Ampliando hasta el 31 de diciembre de 2028 la fecha límite para poder suscribir el convenio especial.
- Estableciendo previsiones para concretar con mayor precisión los períodos objeto de reconocimiento en el convenio especial.
Tenga en cuenta que:
Conforme a la Disposición transitoria décima del RD-Ley 8/2023, a las prácticas formativas iniciadas y
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