Nuevo límite para los Gastos de locomoción: 26 Céntimos por Kilómetro. Conozca su contabilización y tratamiento fiscal en IRPF e IS.

El pasado 17 de julio se publicó la Orden HFP/792/2023, por la que se revisa la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, donde ha sido incrementado el límite exento de gravamen por asignaciones para gastos de locomoción en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas -IRPF- a 26 céntimos por cada kilómetro recorrido. Recordemos que, hasta la entrada en vigor de la Orden referida, dicho límite exento estaba establecido en 19 céntimos, además de los gastos de peaje y aparcamiento justificados por el trabajador en los desplazamientos que con vehículo propio sirvan para el desempeño de su actividad laboral.

Este nuevo límite exento (0,26 céntimos / kilómetro recorrido) comienza a aplicarse desde 17 de Julio de 2023.

Nota Previa: ¿Qué son los gastos de locomoción?

Los gastos de locomoción, regulados en el artículo 17 de la Ley del IRPF y en el artículo 9 del Reglamento, son aquellas cantidades económicas que la empresa proporciona al trabajador para compensar los gastos ocasionados con motivo del desplazamiento con su vehículo particular fuera de la fábrica, taller, oficina o centro de trabajo, para realizar su trabajo en un lugar distinto al habitual, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento.

Esta cantidad tiene por finalidad no sólo cubrir el gasto en combustible consumido durante el trayecto realizado por el trabajador con su vehículo particular, sino que tiene como fin cubrir otros gastos asumidos por su titular como el mantenimiento del vehículo, desgaste sufrido, impuestos soportados y la prima del seguro.

A) Tratamiento en el IRPF

Podríamos distinguir entre:

Desplazamiento realizado con vehículo particular del trabajador

La cantidad exenta de gravamen en IRPF por el trabajador, desde 17 de julio de 2023, será de 26 céntimos por cada kilómetro recorrido; el exceso percibido sobre dicha cantidad será considerado como rendimiento del trabajo, siempre y cuando el vehículo utilizado sea el particular del trabajador.

El artículo 9 del Reglamento del IRPF prevé expresamente, que los gastos de peaje y de aparcamiento justificados documentalmente que hayan tenido lugar con ocasión del desplazamiento del trabajador también se encontrarán exentos, debiendo pagarse adicionalmente a la cuantía correspondiente al kilometraje (0,26 € * kilómetro recorrido).

Si el trabajador percibe algún importe económico por el desplazamiento diario desde su propio domicilio hasta el lugar donde desarrolla su trabajo (plus de transporte) no resultará aplicable esta exención, estas cantidades tributan (IRPF) y cotizan (a la Seguridad Social) íntegramente.

Desplazamiento realizado por medios distintos al vehículo particular.

B) Tratamiento en el Impuesto sobre Sociedades -IS-.

En relación con el Impuesto sobre Sociedades, hemos de tener en cuenta que, en base al contenido del artículo 15 de la Ley del impuesto, la deducibilidad de los gastos debe estar condicionada por el principio de correlación entre ingresos y gastos; es decir, todos aquellos gastos, debidamente acreditados, que se produzcan en el ejercicio de la actividad y que, por incurrir en los mismos permitan obtener ingresos, serán deducibles.

En caso contrario, es decir, cuando no exista esa vinculación (los gastos no están correlacionados con los ingresos o no se acrediten debidamente), no serán deducibles. Además de este requisito de correlación, existen otros que han de cumplirse como la correcta imputación temporal, registro en la contabilidad o en los libros registros que el contribuyente tenga obligación legal de llevanza.

De esta forma, siempre y cuando se cumplan los requisitos enunciados anteriormente, los gastos de locomoción resultarían deducibles en el Impuesto sobre Sociedades.

C) Registro Contable para Gastos de Locomoción.

En este caso, como en el ejemplo práctico realizado con anterioridad, hemos de tener en cuenta si la cuantía que va a percibir el trabajador es exactamente la exenta de tributación en IRPF (0,26€ x nº de kilómetros realizados) o si va a ser superior ya que, en un caso u otro, el asiento contable variará.

Si continuamos con el Ejemplo planteado en párrafos anteriores, de una forma básica y reducida, tendríamos:

NOTA: Por la parte correspondiente a sueldos y salarios (exceso sobre los 0,26€/km, es decir, los 54,04 €) habrían de practicarse las retenciones correspondientes a la Agencia tributaria y las cotizaciones legales establecidas a la Seguridad Social, que serán recogidas para ser ingresadas en los plazos establecidos legalmente en las subcuentas 4751 HP acreedora por retenciones practicadas y 476 Organismos Seguridad Social Acreedora, respectivamente.

La consulta 4 del BOICAC número 9 de Abril de 1992, es la que señala que será en la cuenta 629: "Otros servicios", donde deben recogerse aquellos gastos correspondientes a los viajes realizados por el personal de la empresa que no superen la cuantía exenta de gravamen en IRPF.

Por su parte, las percepciones económicas superiores a la cuantía exenta de tributación tendrán la consideración de rendimiento del trabajo, recogiéndose su importe en la cuenta 640: "Sueldos y salarios". En caso de no existir exceso, no incluiremos dicha cuenta, sino que emplearemos exclusivamente la cuenta 629 para recoger estos gastos.