¿A quién se aplica el nuevo reglamento de programas de facturación y qué novedades incluye?

El 6 de diciembre se publicó en el Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, que desarrolla la obligación tributaria establecida en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria consistente en que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos, introducida por la Ley 11/2021, de 9 de julio (conocida coloquialmente como Ley antifraude), con el objetivo de acabar con el software de doble uso, es decir, aquellos programas que permiten llevar una doble contabilidad.

¿A quién se aplica?

El nuevo Reglamento de programas de facturación es de aplicación en todo el territorio español a los siguientes obligados tributarios cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común:

• Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, salvo las entidades exentas (artículo 9.1 de la LIS).
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
• Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

No obstante, no se aplicará a los contribuyentes que lleven los libros registros de facturación a través de la sede electrónica de la AEAT, en lo que se conoce como Suministro Inmediato de Información (SII).

Tampoco será de aplicación a las siguientes operaciones:

• A las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición de recibo por los destinatarios de los sujetos acogidos al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA.
• A las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia del IVA, el régimen simplificado (salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos) y aquéllas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.
• A determinadas entregas de energía eléctrica y las facturadas por la Comisión Nacional de Energía en nombre y por cuenta de los distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes.
• A las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

En este sentido, se puede solicitar al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT la no aplicación del Reglamento sobre programas de facturación en relación con sectores empresariales o profesionales o con contribuyentes determinados, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas, así como en relación con las operaciones respecto de las cuales se aprecien circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten dicho cumplimiento.

¿Qué regula?

El nuevo Reglamento de programas de facturación regula los requisitos y especificaciones técnicas que debe cumplir cualquier sistema o programa informático o electrónico que soporte los procesos de facturación de las operaciones realizadas en el desarrollo de actividades económicas. En concreto, la norma considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas (sean completas o simplificadas) mediante la realización de las siguientes acciones:

• Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
• Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
• Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.

¿Qué deben incluir los programas de facturación?

• Deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

• Deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos.

• Deberá encontrarse debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial

• Deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura.

• Deberán generar un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta.

• Deberán añadir una huella o «hash» a los registros de facturación de alta y de anulación, que a su vez deberán ser firmados electrónicamente.

¿Qué otras novedades incluye?

Se modifica el Reglamento de Facturación para incluir en el contenido obligatorio de las facturas completas y simplificadas un código "QR" con la representación gráfica del contenido de las facturas emitidas mediante sistemas informáticos de facturación.

Por su parte, los registros de facturación indicados se podrán llevar a través de un sistema informático propio o mediante la aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.

En caso de contar con un sistema informático propio, la persona o entidad productora deberá certificar mediante una declaración responsable por escrito que el sistema informático cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento y en la Orden ministerial que se apruebe.

La Administración tributaria podrá verificar el cumplimiento de los requisitos de los programas informáticos de facturación a través de:

• Personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, y exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, siempre en formato legible, obteniendo, en su caso, el código de usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria.
• requerir y obtener copia de los registros de facturación, que deberá ser suministrada en formato electrónico mediante soporte físico o mediante envío automático y seguro por medios electrónicos a su sede electrónica.
• requerir de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria.

Por último, se articula la posibilidad de remitir de forma voluntaria a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados, en cuyo caso las facturas deberán incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, asi como su remisión por parte de los receptores de las facturas.

¿Cuándo entra en vigor?

El Reglamento de los programas de facturación entró en vigor el 7 de diciembre de 2023 pero su aplicación efectiva se pospone hasta 2025.

Los productores y comercializadores de los sistemas y programas informáticos de facturación deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente a este nuevo reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que detalle técnicamente los aspectos recogidos en este Reglamento, esto es, el 29 de julio de 2025 como máximo. No obstante, en relación con los sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del Reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025.

Asimismo, el resto de obligados tributarios deberemos tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en este nuevo reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025, aunque se prevé que este plazo se alargue hasta 2026.

Por su parte, el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los Sistemas de emisión de facturas verificables estará disponible en la Sede electrónica de la AEAT en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que detalle técnicamente los aspectos recogidos en este Reglamento.