Como Asesor, ¿cuánto tiempo debo conservar la documentación de mis clientes?
Publicado: 24/05/2023
Boletin nº 23 - Año 2023
El elevado volumen de clientes y la cantidad de gestiones que ello conlleva para las asesorías, puede traer consigo que la documentación que éstas deben manejar para dar cumplimiento a las obligaciones fiscales, laborales, contables o mercantiles sea elevada, pudiendo plantear problemas en cuanto a su custodia y conservación. Así, una asesoría en el ejercicio de su actividad, podría encontrarse con situaciones que ya planteamos desde Supercontable.com, como la responsabilidad en la que podría incurrirse por no revisar la documentación de sus clientes. Ahora bien, en esta ocasión, nos centraremos en la obligación de conservar y custodiar la documentación según su propia naturaleza.
Cumplimiento de obligaciones: ¿llevanza propia o externalizar a una asesoría?
Las empresas y autónomos, para dar cumplimiento a sus obligaciones contables, fiscales, laborales o mercantiles, disponen de la posibilidad de ser ellas mismas, por medio de trabajadores, las que realicen las operaciones y tareas tendentes a ello o, por otra parte, externalizar dicho servicio para que sea una asesoría quien lo haga.
A. Cumplimiento de obligaciones por la propia empresa
Si se encuentra en el primero de los casos, deberá tener en cuenta los distintos plazos de prescripción que prevén las normas jurídicas, en función de la naturaleza de las obligaciones; pues, una vez cumplidos, podría entenderse que ya no existe esa obligación de conservar la documentación para la empresa, sin perjuicio de que sea recomendable hacerlo. Los resumimos en la siguiente tabla:
| Materia | Prescripción | Normativa |
| Contable y mercantil. | 6 años | Artículo 30 Código de Comercio |
| Fiscal: liquidar o exigir el pago de deudas tributarias. | 4 años | Artículo 66 Ley General Tributaria |
Fiscal: comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación. (Leer más)
Cabe destacar que, en materia fiscal, se prevé en el artículo 66 bis LGT que el plazo de prescripción de 4 años del artículo 66 no afectará al derecho de la Administración para realizar comprobaciones e investigaciones conforme al artículo 115; cuando sí que regirá el plazo de prescripción, siendo de 10 años, será para realizar comprobaciones de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al ejercicio o periodo impositivo en que se generó el derecho a compensar dichas bases o cuotas o a aplicar dichas deducciones. |
10 años | Artículo 66 bis Ley General Tributaria |
| Laboral: infracciones. | 3 años | Artículo 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Seguridad Social: infracciones | 4 años | Artículo 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| Prevención de Riesgos Laborales: infracciones | 1 año - leve | Artículo 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000 |
| 3 años - grave | ||
| 5 años - muy grave |
No sólo han de tenerse en cuenta estos plazos, sino que existen otras operaciones en las que se genera documentación y es aconsejable conservarla durante un periodo de tiempo superior:
- Documentación sobre préstamos: hasta que su importe sea totalmente satisfecho.
- Documentación sobre inmovilizado: hasta que sea totalmente amortizado o se venda el activo.
- Las facturas y justificantes deben conservarse por el plazo previsto en el art. 29.2 e) LGT y 165.1 de la Ley del IVA de 4 años. (Leer más)
Además, deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establecido en la LGT:
- Facturas recibidas.
- Copias o matrices de las facturas expedidas.
- Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
- Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
- La documentación relativa a bases imponibles negativas, durante los 4 periodos siguientes a su compensación.
B. Externalización a una asesoría
En otras ocasiones, se opta por externalizar la llevanza de la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales mediante los servicios profesionales de una asesoría, consultoría, ..., en definitiva, un profesional. En este caso, podrían surgirnos dudas sobre el tiempo por el que estos profesionales deben conservar y custodiar la documentación de sus clientes (en caso de tener obligación de hacerlo).
Sobre esta cuestión se pronunció la Dirección General de Tributos (DGT) en la Consulta Vinculante V3440-13. En este caso, se trataba de una asesoría dedicada a la confección mensual de nóminas, seguros sociales, altas y bajas de trabajadores y contratos que quería conocer si tenía obligación de conservar la documentación de sus clientes.
La Dirección General de Tributos basó su respuesta según lo previsto en el artículo 29.2 e) LGT, en función del cual se dispone que los obligados tributarios deben "conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias".
En concreto, la DGT considera que es el obligado tributario quien debe conservar dicha documentación en la medida en que guarde relación con sus obligaciones tributarias, como así se desprende de una interpretación literal del artículo 29.2.e) LGT.
Ahora bien, puede darse la posibilidad de que, en virtud del contrato firmado entre asesoría y cliente o la representación voluntaria que el cliente otorgue a su asesoría, sea ésta quien deba conservar y custodiar los documentos. En relación con ello, la DGT considera que se trata de relaciones jurídico-privadas entre ambos, por lo que habría que estar a lo convenido entre las partes. Por ello, resulta recomendable la contratación de un seguro de responsabilidad civil para asesorías que pudieran cubrir los daños causados por pérdida o extravío de documentos del cliente.
Debe tenerse en cuenta, en este sentido, el contenido de los apartados 3 y 4 del artículo 33 de la Ley de Protección de Datos ya que se prevé que el responsable del tratamiento de los datos (en este caso la asesoría o profesional), no podrá destruir esa documentación cuando exista obligación de conservarla, debiendo devolverla a su responsable. Además, también, en el apartado 4, se prevé que podrá el responsable del tratamiento (asesoría) conservarla cuando, de su destrucción, podría derivársele responsabilidad en función de su relación con el responsable de los datos.
Conclusiones:
- De la lectura de los artículos 30 del Código de Comercio y 66 LGT, para obligaciones contables, mercantiles y fiscales respectivamente, se hace expresa alusión tanto a empresarios, como a obligados tributarios; realizando una interpretación literal, ha de entenderse que son ellos quienes tienen la obligación de conservar y custodiar los documentos a los que se refiere. Por lo tanto, con independencia de quién lleve la contabilidad o presente las autoliquidaciones correspondientes, son los obligados tributarios y los empresarios quien deben conservarlos por el tiempo establecido en la normativa; no se prevé ninguna obligación para los asesores.
- La Consulta Vinculante V3340-13 consideró que es el obligado tributario quien debe conservarlos, a efectos de lo dispuesto en el artículo 29.2 LGT. Ahora bien, habrá de estar a lo pactado entre las partes en el contrato o a la representación voluntaria que la asesoría pueda ostentar con respecto de su cliente.
- La documentación debe entregarse al cliente en caso de este reclamarla, pues así lo prevé la Ley de Protección de Datos, en tanto en cuanto existe esa obligación legal de conservarla.
Comparte sólo esta página:
Síguenos
