Identificación del Titular Real en las cuentas anuales.

En un comentario anterior ya advertimos de los cambios introducidos en los modelos normalizados para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil por la Resolución de 18 de mayo de 2023, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, en vigor desde el 30 de mayo de 2023. Entre los apartados modificados se encuentra la Declaración de Identificación del Titular Real (hoja TR), que se ha reformado íntegramente para proceder a solicitar mucha más información que en años anteriores y cuya leyenda explicativa no ayuda suficientemente a conocer los datos que se deben consignar en las nuevas casillas y cuadros incorporados, generando dudas y desafección entre los administradores y profesionales obligados a su cumplimentación.

Ante este panorama, conocedores de que muchos no empiezan con el depósito de las cuentas anuales hasta una vez presentada la declaración del impuesto sobre sociedades (modelo 200) y ya sólo queda una semana para realizarlo en plazo, desde SuperContable.com queremos transmitir nuevamente unas nociones básicas que ayuden a identificar al Titular Real de la sociedad de forma correcta, evitando errores y notificaciones de subsanación por tal motivo a la hora de cumplir con este trámite, que seguramente sea el que más quebraderos de cabeza le dé en la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Para tomar consideración de la magnitud de los cambios introducidos en la Identificación del Titular Real sólo hay que comprobar que se ha pasado de una única hoja con tres cuadros a incluir tres páginas con siete tablas.

Además se han incorporado dos nuevas preguntas al inicio de esta declaración para indicar si se trata de una primera presentación, una actualización o una rectificación de datos y la fecha de efectos, corrección necesaria desde que el año pasado se obligara a cumplimentar este documento en todo caso a todas aquellas sociedades que no cotizan en un mercado regulado aunque no hubieran presentado cambios en su titular real respecto del año precedente, lo que a la postre impedía conocer al Registro Mercantil si realmente se había producido una modificación del Titular Real hasta compararlo con el Registro de Titularidades Reales.

En esta primera parte debemos cumplimentar las cuatro cuestiones salvo que conteste NO a la primera pregunta en cuyo caso deberá dejar en blanco el resto de la declaración.

En la primera cuestión debe indicar SÍ salvo que la sociedad cotice en un mercado regulado (sea la bolsa española o de otro Estado).

En la segunda cuestión deberá indicar SÍ si contestó SÍ a la primera pregunta. Es por ello que algunos programas no incluyen esta pregunta, ya que al tener el mismo signo que la primera se conoce la respuesta a indicar.

En la tercera cuestión sobre el tipo de actualización de los datos tendrá tres opciones:

• 1 - PRIMERA: Si se presenta por primera vez, sería el caso de las empresas de nueva creación.
• 2 - ACTUALIZACIÓN: Cuando ya haya presentado la declaración de Identificación del Titular Real en años anteriores, con independencia de que haya cambios o no.
• 3 - RECTIFICACIÓN: Cuando tenga que modificar algún dato sobre el Titular Real habiendo presentado con anterioridad una declaración correspondiente al mismo ejercicio.

En la cuarta cuestión tendrá que indicar la fecha de efectos de la declaración, que según las fuentes del Registro Mercantil consultadas existen opiniones contrarias: en una primera llamada se ha contestado que es la fecha de aprobación de las cuentas anuales, como indican las propias instrucciones colgadas en la web de registradores.org pero en otro momento se nos ha respondido que es la fecha de la certificación de aprobación de las cuentas anuales e incluso el Registro Mercantil de Valencia ha sacado una nota indicando que debe ser la fecha en que se haya generado el fichero correspondiente al envío de las cuentas anuales. Poca aclaración teniendo en cuenta que los errores en las fechas consignadas en la certificación de aprobación de las cuentas anuales es una de las causas más comunes de subsanación de las cuentas anuales depositadas. De todas estas opciones creo conveniente que la fecha aquí indicada sea la correspondiente a la aprobación de las cuentas anuales aunque una posterior al certificado pero anterior al depósito también sería defendible, especialmente si han existido cambios en el titular real entre la aprobación de las cuentas y su presentación en el Registro Mercantil.

Después de estas preguntas previas, la Declaración de Identificación del Titular Real consta de siete cuadros:

• I.a Titular real persona física con % de participación en el capital superior al 25%.
• I.b Titular real persona física con % de participación por derechos de voto superior al 25%.
• II. Titular real persona física asimilada.
• III.a Detalle de las sociedades que intervienen en la cadena de control a través de participacion en el capital.
• III.b Detalle de las sociedades que intervienen en la cadena de control a través de derechos de voto.
• IV.a. Detalle de las participaciones de las sociedades que intervienen en la cadena de control a través de participación en el capital.
• IV.b Detalle de las participaciones de las sociedades que intervienen en la cadena de control a través de derechos de voto.

Puede comprobar que el anterior Cuadro I. Titular real persona física con porcentaje de participación superior al 25% se ha desdoblado en dos cuadros para diferenciar los titulares reales según su porcentaje de participación en el capital de aquellos que sean titulares reales por por su porcentaje en los derechos de voto. En muchas sociedades el porcentaje de participación en el capital coincide con el porcentaje de derechos de voto, teniendo que incluir la misma información en ambos cuadros pero en otras empresas sí habrá diferencias debido a participaciones sin derecho a voto, cláusulas estatutarias, etc.

Así, si alguna persona física tiene más del 25% de la participación de la sociedad, sumando la participación directa e indirecta, deberá cumplimentar la tabla I.a. En caso de titular real con participación indirecta, el porcentaje a indicar en el cuadro I.a debe obedecer al criterio de propiedad del capital, calculado por simple multiplicación por ramas de los porcentajes de participación en cada entidad (ejemplo: una persona con el 60% de participación en una sociedad A que ostenta el 50% de participación en la sociedad Z que presenta cuentas es titular real de ésta con el 30% de participación indirecta (50 x 60 / 100 = 30%); si además esta persona tuviera el 30% de participación de otra sociedad B con un 40% de participación en la sociedad Z que presenta cuentas tendría un 12% más de participación (30 x 40 / 100 = 12%), es decir, un 42% de participación indirecta en total, pero no sería titular real si sólo tuviese su participación en la sociedad B al no superar el 25%).

Si alguna persona física tiene más del 25% de los derechos de voto de la sociedad, sumando la participación directa e indirecta, deberá cumplimentar la tabla I.b. En caso de titular real con participación indirecta, el porcentaje a indicar debe obedecer al criterio de control, teniendo sólo en cuenta la participación directa última y eliminando las ramas no controladas por no tener más del 50% del derecho de voto de las sociedades intermedias (ejemplo: una persona con el 60% de los derechos de voto de una sociedad A que ostenta el 50% de los derechos de voto de la sociedad que presenta cuentas es titular real de ésta con el 50% de participación indirecta; si además esta persona tuviera el 30% de los derechos de voto de otra sociedad B con el otro 50% de los derechos de voto de la sociedad que presenta cuentas seguiría teniendo un 50% de participación indirecta según los derechos de voto ya que no controla la otra sociedad B).

Por el contrario, si nadie tiene más del 25% de la participación en el capital o de los derechos de voto de la sociedad deberá cumplimentar la tabla II indicando a todos los administradores de la sociedad. Si el administrador fuera una persona jurídica deberá indicar a la persona física nombrada por la sociedad administradora para ejercer estas funciones. Como puede ver el cuadro II es incompatible con los cuadros I.a y I.b. Es decir, si rellena el cuadro I.a y/o I.b no tiene que rellenar el cuadro II y si rellena el cuadro II deben quedar vacíos todos los demás cuadros.

La mayoría de empresas sólo tendrán que cumplimentar los cuadros I o II ya que el resto de tablas detallan la cadena de control de las participaciones indirectas.

En este sentido, si ha indicado un porcentaje de participación indirecta en el cuadro I.a deberá cumplimentar los cuadros III.a y IV.a.

En el cuadro III.a debe indicar para cada titular real con participación indirecta consignado en el cuadro I.a todas las sociedades intermedias entre el titular real y la sociedad que presenta cuentas siguiendo el criterio de propiedad del capital, desde la entidad que tiene una participación directa en esta sociedad (nivel 1) hasta llegar a la última sociedad en la que el titular real tenga una participación directa (nivel N), cumplimentando para cada sociedad toda la información que se pide en cada columna.

En el cuadro IV.a debe reflejar toda la cadena de control de acuerdo con el criterio de propiedad del capital desde la propia persona física titular real indicando su participación directa en la sociedad intermedia y así sucesivamente hasta llegar a la sociedad que presenta cuentas (ejemplo: si el titular real con participación indirecta es una persona física con el 60% de participación en una sociedad A que ostenta el 50% de participación en la sociedad Z que presenta cuentas deberá rellenar dos filas de la tabla IV.a: en una fila indicará al titular real, como participante al titular real, como participada a la sociedad A y como % participación directa un 60%, y en la otra fila indicará nuevamente al titular real pero como participante a la sociedad A, como participada a la sociedad Z que presenta cuentas y como % participación directa un 50%).

Por otro lado, si ha indicado un porcentaje de participación indirecta en el cuadro I.b deberá cumplimentar los cuadros III.b y IV.b.

En el cuadro III.b debe indicar para cada titular real con participación indirecta consignado en el cuadro I.b todas las sociedades intermedias entre el titular real y la sociedad que presenta cuentas siguiendo el criterio de control (derechos de voto), desde la entidad que tiene un control directo en esta sociedad (nivel 1) hasta llegar a la última sociedad en la que el titular real tenga una participación directa (nivel N), cumplimentando para cada sociedad toda la información que se pide en cada columna. Tenga en cuenta que aquí sólo se informará de las sociedades que pertenecen a las ramas que dan lugar al control de los derechos de voto de la sociedad que presenta cuentas, descartando el resto de ramas que pudieran dar lugar a una participación indirecta pero sin control de los derechos de voto, a diferencia de lo que ocurre en el cuadro III.a donde se informa de todas las ramas que dan lugar a la participación indirecta.

En el cuadro IV.b debe reflejar toda la cadena de control siguiendo el criterio de control de los derechos de voto desde la propia persona física titular real, indicando su participación directa en la sociedad intermedia, y así sucesivamente hasta llegar a la sociedad que presenta cuentas, indicando el porcentaje de derechos de voto que ostenta la sociedad que la controla directamente (ejemplo: el titular real es una persona física con el 60% de los derechos de voto de una sociedad A (que ostenta el 50% de los derechos de voto de la sociedad Z que presenta cuentas) y el 30% de los derechos de voto de otra sociedad B (con el otro 50% de los derechos de voto de la sociedad Z que presenta cuentas): en este caso sólo existe una cadena de control (persona física -> sociedad A -> sociedad Z) y en consecuencia deberá rellenar dos filas del cuadro I.V. para este titular real indicando en una la participación del 60% de la persona física titular real participante en la sociedad A participada y en la otra el porcentaje de control del 50% de la sociedad A participante en la sociedad Z que presenta cuentas como participada).