Tratamiento contable de Inmovilizados para realizar pruebas y promociones con clientes

El presente comentario pretende mostrar de una forma sencilla y directa cuál debe ser el tratamiento contable que debe darse a esos inmovilizados (materiales normalmente) adquiridos, o fabricados por las propias empresas, con la finalidad de ser promocionados entre clientes; en general, les son cedidos para que los prueben y utilicen durante un tiempo, y en caso de estar interesados los compren, bien estos mismos productos utilizados bien otros destinados exclusivamente a su venta como nuevos sin haber sido utilizados. Para ello nos apoyaremos en la consulta nº 2 del BOICAC nº 134 de Junio de 2023, publicada el 18 de julio, por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas -ICAC-.

Para el registro contable inicial de este tipo de bienes como inmovilizados de la empresa, habremos de comprobar que de acuerdo con los apartados 4º y 5º del Marco Conceptual de la Contabilidad del Plan General de Contabilidad -PGC-, cumplen con las condiciones para ser considerados como tal, es decir:

En este sentido, si el bien objeto de promoción y prueba es adquirido a terceros, tendríamos un registro contable similar a:

Lógicamente, dependerá de la naturaleza del activo adquirido la personalización de la cuenta a utilizar: (213) Maquinaria, (217) Equipos informáticos, (218) Elementos de Transporte, etc.

Una vez fijado el registro inicial como inmovilizado, no es menos cierto que en la práctica real, dependiendo de los objetivos y política comercial de la empresa en cuestión, la finalidad de los bienes adquiridos pueda variar buscando, bien que estos siempre se mantengan vinculados a la empresa de manera permanente para ser utilizados como elementos de prueba y promoción, bien sean finalmente vendidos en condiciones ventajosas a los clientes que los han probado y "testeado".

Permanencen como elementos de prueba y promoción.

En esta situaciones el registro contable inicialmente presentado no requeriría modificación alguna y la empresa en cuestión deberá amortizar los elementos de inmovilizado en función de la vida útil se estima pueden ser utilizados para promocionar y ser elementos de prueba de su actividad, de acuerdo a:

Son vendidos a clientes.

Esta circunstancia, bastante habitual en determinados sectores de actividad e incluso aplicados habitualmente por muchas compañías de distribución (por ejemplo Amazon), es justificada por el ICAC, en el apartado 2.4 de la Norma Cuarta de la Resolución de 1 de marzo de 2013, del ICAC por la que se dictan normas de registro y valoración del inmovilizado material y de las inversiones inmobiliarias, diciendo que cuando una entidad ceda en uso elementos del inmovilizado material (distintos de los inmuebles) en régimen de arrendamiento operativo, para su posterior enajenación en el curso ordinario de sus operaciones:

(...) reclasificará estos elementos patrimoniales a las existencias en la fecha en que se acuerde el cambio de destino, y, en consecuencia, el ingreso derivado de la baja se presentará formando parte del importe neto de la cifra anual de negocios. (...)

En esta misma "línea argumental" ya se había posicionado el ICAC en su consulta nº 2 del BOICAC nº 100 de Junio de 2014, cuando analizó el tratamiento contable que habría de darse a la cesión gratuita de instrumentos de análisis clínico a cambio de la compra de reactivos.

De esta forma, el registro contable respondería a una "reclasificación" de los bienes:

Como observamos del asiento contable presentado, el inmovilizado (bienes adquiridos) debe ser dado de baja en nuestra contabilidad y habrá de hacerse por el valor por el que estaba registrado (la cuenta debe quedar con saldo cero); si existiesen amortizaciones, deterioros, u otras cuentas asociadas al mismo también habrían de ser eliminadas o trasladadas a otras cuentas para determinar perfectamente el valor que deben tener en los libros contables esas mercancías destinadas a la venta y que muestren la imagen fiel del patrimonio empresarial.