Legalizar los libros te puede salvar de futuras regularizaciones y sanciones tributarias.

De acuerdo con la reciente jurisprudencia del Tribunal Supremo y otros órganos judiciales, asumida también por la doctrina administrativa, los libros de contabilidad legalizados son prueba suficiente para determinar la imputación temporal de los elementos patrimoniales registrados en un ejercicio prescrito, evitando así la presunción de obtención de rentas del artículo 121 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS) en caso de comprobación tributaria. Otro motivo más para no olvidar legalizar los libros en tiempo y forma, al menos el Libro de Inventarios y Cuentas anuales y el Diario.

En los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio todos los empresarios están obligados a legalizar telemáticamente en el Registro Mercantil todos aquellos libros que deban llevar legalmente, lo que nos da el 30 de abril como fecha límite para cumplir esta imposición por aquellas empresas cuyo ejercicio es coincidente con el año natural.

No obstante, muchas son las empresas que no realizan la legalización de los libros, motivados especialmente por la falta de un régimen sancionador que acompañe a esta obligación mercantil. Así lo poníamos de manifiesto en un artículo anterior sobre las consecuencias de no legalizar los libros o hacerlo fuera de plazo.

En aquel artículo hacíamos hincapié sobre el valor probatorio de los libros legalizados, hecho que se ha visto confirmado por la sentencia 1096/2023 de la Sala de lo Contencioso del Tribunal Supremo, de 25 de julio de 2023 (STS 3516/2023), cuyo criterio fue asumido posteriormente por el Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) en su resolución 1269/2022 de 25 de septiembre de 2023, sobre la presunción de obtención de rentas por deudas inexistentes registradas en contabilidad establecida en el artículo 121 de la LIS:

En la sentencia del Tribunal Supremo se puede ver cómo la legalización de los libros de contabilidad de 2007 supuso para el recurrente librarse de una regularización de más de dos millones y medio de euros en la base imponible del Impuesto sobre Sociedades de 2008, objeto de comprobación en 2013, además de los intereses de demora correspondientes, al demostrar con su presentación que las deudas inexistentes correspondían a un ejercicio prescrito y no al ejercicio más antiguo no prescritos como quería liquidar la Administración.

Lo mismo ocurre en el caso tratado en la resolución del TEAC indicada, en donde la legalización de los libros de contabilidad de 2010 le permitió al reclamante reducir a una quinta parte una regularización de más de un millón de euros en la base imponible del Impuesto sobre Sociedades de 2017, comprobado en 2022.

Es posible que en el cierre del ejercicio 2023 no tenga registrada en la contabilidad ninguna deuda que no pueda justificar ahora, ya sea con la factura recibida, el contrato formalizado o con los recibos de pago que se van devengando, pero quizás en los años venideros deje de pagarlos y/o no se los reclamen o se olvide de cancelar el pasivo correspondiente, y como consecuencia de una comprobación tributaria la Administración le notifique una regularización por el importe íntegro de tal deuda más los intereses de demora correspondientes, presumiendo que se trata de beneficios ocultados. Será en ese momento cuando se eche las manos a la cabeza si no ha legalizado los libros que demostrarían que la deuda corresponde a un ejercicio prescrito.

Y no es un caso tan aislado como pueda parecer: errores en los registros contables, la condonación de préstamos, aportaciones de socios reflejadas en la cuenta 551, un proveedor que ha cerrado, un acreedor que se ha olvidado de nosotros... cualquiera de estos motivos puede dar lugar a un pasivo ficticio sobrevenido, y como de antemano no sabemos cuándo puede llegar a serlo o cuándo puede ser objeto de comprobación, la prudencia aconseja no olvidarse de legalizar los libros cada año.