Boletín semanal

Boletín nº12 25/03/2025

ARTÍCULOS

Cómo eliminar los saldos antiguos de proveedores o clientes sin movimientos.

Juan Francisco Sánchez, Contabilidad y Auditoría de Cuentas, colaborador de SuperContable.com - 25/03/2025

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Con el paso de los ejercicios contables, en las sociedades van quedando resquicios de ciertos proveedores o clientes con los que hoy en día no tenemos relación pero que en su momento tuvimos alguna operación u operaciones en común y que debido a que no se canceló el derecho de cobro o la obligación de pago, han dejado y dejan huella en nuestras cuentas anuales actualmente. Esto puede deberse a que realmente no se ha cancelado en ningún momento dicho derecho u obligación, suponiendo que fue real, o también, pudo haberse cancelado en algún momento y no quedó registrado en nuestra contabilidad, ya sea por falta de documentación que justifique de dicha cancelación o bien por un simple error/olvido por parte del responsable de la contabilidad, condonación de la deuda, que el comercial hiciese el pago/cobro pero no aportó la documentación, se pagó/cobró por caja a través de dinero en efectivo y no fue registrado en el parte de caja, seguido de un largo etc. Como podríamos pensar, los motivos pueden ser muy diversos y con el paso del tiempo resulta ser una problemática que se suele complicar.

Una vez hemos determinado que existen dichos casos en nuestras cuentas, podríamos dejarlo, aunque esto será un peso extra con el que cargaremos en nuestra contabilidad de por vida y que nos puede afectar de forma negativa para calcular un periodo medio de pago PMP ya que se distorsiona al alza, en relación a la consistencia y claridad del saldo global de clientes y/o proveedores afectados, justificación ante una auditoría de nuestras cuentas ya que pueden ser seleccionados ante una selección estadística, entre otras. Aunque lo ideal sería optar por realizar los ajustes necesarios en nuestra contabilidad para así proceder a eliminarlos, erradicando dichos problemas y teniendo en cuenta las consecuencias contables y fiscales a las que tenemos que enfrentarnos.

Como punto de partida para solucionar esta temática, vamos a tener en cuenta, si dichas deudas o derechos de cobro existieron de verdad, es decir, tenemos pruebas suficientes de ello o si por el contrario resultar ser irreales, cosa que se presumiría si no contamos con nada que lo soporte. Seguido de ello, vamos a prestar atención a cuando prescribe civilmente una deuda, que como marca la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil sería a los 5 años y cuando lo será para la Administración Tributaria, cuya Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, es decir, 4 años.

En el aspecto contable, debemos trasladarnos en un primer momento a la NRVº 22 sobre “Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables”, como si de un error se tratara. Para solucionar dicho error, la norma nos aclara que hay que seguir los mismos pasos que para los cambios de criterios contables, aplicando de forma retroactiva, siendo su efecto calculado desde el ejercicio más antiguo para el que tengamos información. El ajuste producido por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos tendrá que imputarse de forma directa a una partida de reservas, y esto viene precedido por lo que dicha cuenta significa realmente, ya que recoge los resultados de ejercicios anteriores acumulados. Por ello, al realizar una subsanación de errores que supone un ingreso o gasto en un ejercicio anterior, estos se terminan contabilizando contra reservas, lo que permite no distorsionar el resultado de este ejercicio.

Este ajuste contra reservas tendrá el efecto correspondiente en las cuentas anuales al modificar la información comparativa del ejercicio en el que se corrige dicho saldo e informando de ello en la memoria, además, de tener en cuenta el efecto fiscal de cada caso.

DetalleNo obstante, también existiría otro escenario contable, que sería contabilizarlo en la cuenta 778 como “Ingresos extraordinarios” y saltándonos así todo el proceso de modificaciones de cifras comparativas y de menciones en la memoria que tendría un ajuste mediante la cuenta de reservas. Dicha alternativa, podríamos soportarla con la consulta vinculante V0398-04 sobre IS extrapolándola al PGC actual.

Una vez sabido sus dos vías contables, la aplicación sería la descrita a continuación según se den unas circunstancias u otras.

Cancelación de saldos acreedores:

Si lo que queremos es corregir un saldo de apertura de un proveedor o acreedor demostrable y por ello, que es real, y este no tiene movimientos durante los ejercicios y se mantiene exactamente igual año tras año, estaríamos anulando un pasivo de ejercicios anteriores y, por tanto, esto generará un ingreso reflejado de la siguiente manera:

Cancelación de saldos deudores:

En el caso contrario de que se trate de un saldo de apertura de un cliente o deudor demostrables o reales, con las mismas circunstancias que hemos mencionado anteriormente para los proveedores, estaríamos eliminando un activo de ejercicios anteriores y, por tanto, nos surgiría un gasto reflejado tal que así:

Falta de justificación de los saldos:

Time-OutAhora bien, si no tenemos forma de poder demostrar la existencia real de dichas deudas, no podríamos utilizar la prescripción de los 5 años que menciona la Ley de Enjuiciamiento Civil. Ante esta causa tendríamos que refugiarnos en el artículo 121 de la LIS, concretamente donde se menciona lo siguiente:

(...)4. Se presumirá la existencia de rentas no declaradas, cuando hayan sido registradas en los libros de contabilidad del contribuyente deudas inexistentes.

5. El importe de la renta consecuencia de dicha presunción, se imputará al periodo impositivo más antiguo de entre los no prescritos, excepto que el contribuyente pruebe que corresponde a otro u otros.

Por tanto, el asiento a realizar para eliminar un saldo de un proveedor o acreedor sería el siguiente:

Registro Contable - Cancelación deuda Debe Haber
(400/410) Proveedores/Acreedores xxx
a (113) Reservas Voluntarias xxx

El efecto fiscal en IS que tendríamos al eliminar dicho pasivo, sería que nuestro ajuste en contabilidad supone que en su momento hicimos un ingreso menor al correspondiente a la AEAT ya que nos dedujimos un gasto que en este ejercicio estamos eliminando, y por tanto tendríamos que presentar una declaración complementaria de dicho ejercicio, momento a partir del cual, empezaría el plazo de 4 años de prescripción. Por otra parte, la AEAT también podría reclamarnos el IVA que nos dedujimos en su momento por dicho gasto que incluimos en la declaración del modelo 303.

En el caso contrario de que se trate de un saldo de apertura de un cliente o deudor, estaríamos eliminando un activo de ejercicios anteriores y por tanto, nos surgiría un gasto reflejado a través de la cuenta de reservas, el asiento sería tal que así:

Registro Contable - Cancelación crédito Debe Haber
(113) Reservas Voluntarias xxx
a (430/440) Clientes/Deudores xxx

El efecto fiscal que tendríamos al eliminar un activo, sería que nuestro ajuste en contabilidad supone que en su momento hicimos un ingreso mayor al correspondiente a la AEAT ya que se incluyó un ingreso que en este ejercicio estamos eliminando, y por tanto podríamos realizar un ajuste extracontable negativo en la declaración de este ejercicio si disponemos de la justificación necesaria en caso de comprobación.

Por tanto, debemos tener claro que existen fechas de prescripción de carácter civil y otra de carácter tributaria que resultan clave tanto para su tratamiento contable como fiscal, y que por supuesto, debemos tener en cuenta si podemos o no demostrar la existencia de dichas deudas para que así pueda empezar a correr el plazo de prescripción civil, con lo cual, nos podría ahorrar bastantes quebraderos de cabeza un ajuste contra reservas, sabiendo que supone una modificación de cifras comparativas y mención en la memoria.