Errores frecuentes a la hora de la contabilización de facturas

Frente a la preocupación que existe entorno a la liquidación del IVA, ya sea mensual o trimestral (modelo 303), en lo relativo a realizar adecuadamente las deducciones de este impuesto acordes con los gastos de cada periodo, uno de los errores más comunes que hace que se deduzca IVA en un periodo que no corresponde, es que se contabilicen gastos con una fecha anterior a su fecha de factura, es decir, que la fecha en libros (fecha contable) sea anterior a la fecha de factura, o por decirlo de otra manera que antes de recibir una factura ya la hallamos contabilizado (gran parte de la práctica auditora así lo muestra, aunque pueda parecer lo contrario).

Para conocer con exactitud el error, hay que tener en cuenta la diferencia desde la fecha de factura hasta su fecha contable, ya que puede afectar a la liquidación mensual o trimestral. Por ejemplo, si recibo una factura con fecha de emisión de 2 de julio y la contabilizo con fecha 29 de junio, siga régimen de liquidación mensual o trimestral, estaré falseando mi información contable, al realizar un asiento el periodo de liquidación anterior a aquel en que realmente corresponde.

Este hecho, que normalmente está muy “controlado” por asesores y consultores, se “torna” más delicado si los períodos de liquidación están “a caballo” entre dos ejercicios económicos.

Por tanto,  para no encontrarnos con estas situaciones, lo aconsejable y correcto es que las facturas recibidas se contabilicen correlativamente, es decir, con la fecha exactamente que cada una refleja; aunque dicho esto, hemos de recordar que el artículo 64 del Reglamento del IVA (RD 1624/1992), regula el Libro Registro facturas recibidas, señala que “Los empresarios o profesionales, a los efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, deberán numerar correlativamente todas las facturas, justificantes contables y documentos de Aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional”.

En este sentido se pueden surgir varias dudas:

¿Cómo contabilizamos una factura cuya fecha ya ha pasado y se ha realizado su correspondiente liquidación?

En este caso, si la factura llega con posterioridad, no habrá ningún problema en  contabilizarla con fecha en la que se ha recibido, además para modo de comprobación la empresa la tendrá reflejada en su registro de facturas recibidas con su número correspondiente, además esto nos servirá para una posible inspección de Hacienda, ya que nos pedirá el libro de registro de facturas recibidas y deberá coincidir con la liquidación trimestral del IVA.

Por ejemplo, si hoy 25/07/2010 recibo una factura que refleja una fecha de 29/06/2010 pero ya he cerrado el trimestre, la podré contabilizar con fecha 25/07/2010, registrando en mi ficha de entradas el número correspondiente a esa factura, y se liquidará el IVA en el trimestre siguiente sin ningún tipo de problema.

¿Que pasaría si a 31 de diciembre vamos a cerrar la contabilidad y aún esta pendiente el recibo de facturas?

Una opción podría ser contabilizarla en el ejercicio a cerrar aun sin tener la factura (si conocemos la cuantía y la fecha de emisión es el ejercicio que finaliza). En este caso las deberíamos contabilizar en la partida (4009) “Proveedores, facturas pendientes de recibir o formalizar”, realizando el siguiente asiento:

Registro Contable - Libro Diario	Debe	Haber
Gasto según naturaleza (6---)	xxx
Hacienda pública, IVA soportado (472)	xxx
a   Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar (4009)		xxx

Y cuando recibamos las facturas:

Registro Contable - Libro Diario	Debe	Haber
Proveedores fact.pend. de recibir (4009)	xxx
a   Proveedores (400)		xxx

Otra opción sería imputarla en el ejercicio en el que efectivamente se recibe, aunque sea el siguiente, pues el IVA podemos compensarlo hasta en los 4 años siguientes desde fecha de emisión de la factura y el gasto podría ser deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades si cumple con lo establecido en el artículo 19.3 de la Ley del Impuesto (LIS), como indicábamos en un artículo anterior sobre la contabilidad y deducción de gastos de ejercicios anteriores.