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REGISTRO MERCANTIL

Este apartado generará de formaautomática las CUENTAS ANUALES en formato PYME, en los MODELOS OFICIALES aprobados por el Registro Mercantil, en sus distintas modalidades de presentación: papel blanco y formato telemático.

Este apartado puede comenzar a utilizarse una vez se hayan introducido los saldos contables dentro del apartado GESTIÓN DE DATOS. A partir de este momento, el programa, tras las instrucciones adecuadas, formulará de forma automática la totalidad de las cuentas anuales (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio neto y Memoria, en este último caso se recomienda realizar una lectura de la redacción propuesta y se finalizará la misma).

NOTA IMPORTANTE: Para usuarios que actualizan el programa desde versiones anteriores a la 13.

A partir de la versión 13.2 el programa de Balances almacena cada una de las cuentas anuales para cada ejercicio AUTOMÁTICAMENTE. Esto significa que las Cuentas Anuales del último ejercicio con el que estuvo trabajando se almacenarán en el ejercicio que tenga seleccionado cuando entre en el apartado de "Registro Mercantíl".

Para una determinada empresa ya existente, la "primera vez" que seleccionemos el apartado de Registro Mercantil, Asesor de Análisis de Balances, puede presentar una pantalla en el siguiente sentido:

Donde se dirá “Las cuentas que hay actualmente en el Registro Mercantil, corresponden al ejercicio económico del 20—“

Iniciado el --.--.----
Finalizado el --.--.----

En este sentido, si elige la opción “Correcto”, el programa procederá a GRABAR las cuentas disponibles en el ejercicio mercantil, como cuentas del ejercicio 20— (el que aparezca en pantalla). Básicamente es un proceso de seguridad, que permitirá hacer una copia de sus Estados Financieros (de los últimos utilizados o trabajados), para evitar que éstos se pierdan con un uso inadecuado de las opciones del programa.
Si el ejercicio que aparece en pantalla NO es el correcto, elija la opción “NO”, cambie de ejercicio y vuelva a entrar en este apartado para realizar la grabación en el ejercicio adecuado.

Si ha seleccionado la opción de “Correcto”, a continuación le aparecerá una pantalla con una información similar a la siguiente:

“Los datos de las cuentas anuales y la memoria se han guardado en el ejercicio (20—) si desea realizar las cuentas del siguiente ejercicio solo tiene que seleccionar el ejercicio (20— + 1) y entrar en el Registro Mercantil”.

Simplemente es una pantalla informativa. Pulsando continuar accederá a la pantalla inicial de Asesor de Análisis de Balances.

AVISO:

Si existen discrepancias entre el ejercicio económico establecido como “20—“ y el establecido en:

Iniciado el --.--.----
Finalizado el --.--.----

El programa siempre tendrá en cuenta como referencia para la grabación de los datos el ejercicio establecido como “20—“, pues lo establecido en inicio y fin de ejercicio son los datos existentes en el apartado Registro Mercantil à Datos Generales, que todavía no han sido cambiados por el usuario. De no existir datos en este apartado, el tratamiento sería el mismo. En ambos casos aconsejamos al usuario que cumplimente el inicio y fin de ejercicio adecuadamente pues será motivo de ERROR en la presentación de las cuentas e incluso puede implicar su devolución por el REGISTRO MERCANTIL correspondiente.

Finalizada esta anotación continuamos con la descripción de esta sección del programa donde encontraremos los siguientes apartados:

TRASPASO AUTOMÁTICO DE SALDOS AL IMPRESO.

Mediante esta opción el programa cumplimenta AUTOMÁTICAMENTE las partidas de las cuentas anuales, a partir de los datos (saldos contables) introducidos en el apartado de GESTIÓN DE DATOS.

Cada vez que utilicemos esta opción el programa cumplimentará nuevamente las cuentas anuales borrando los datos existentes anteriormente.

Si modificamos cualquier saldo contable de la empresa con la que estemos trabajando, no se actualizarán automáticamente los importes recogidos en el apartado de Registro Mercantil, si no utilizamos esta opción; de esta forma, debemos usar esta opción siempre que modifiquemos cualquier saldo de nuestra contabilidad y queremos que sea recogido en las cuentas anuales a presentar en el Registro Mercantil; y todo lo contrario, es decir, si hemos modificado manualmente alguna de las partidas que conforman las cuentas anuales en el apartado de Registro Mercantil y utilizamos esta opción, el programa cargará nuevamente en el apartado de Registro Mercantil los saldos que tiene en GESTIÓN DE DATOS eliminando la modificaciones manuales que se hayan podido hacer en este apartado.

DATOS GENERALES.

Este apartado, nos muestra un pantalla con la primera hoja de Datos Identificativos de las Cuentas Anuales.

Existen celdas sombreadas en un tono gris, no editables y por tanto no se pueden cumplimentar directamente y otras celdas en un tono blanco editables y que habrán de ser cumplimentadas.

Celdas de Datos en tono gris.- Se cumplimentarán automáticamente por el propio programa, pero para ello, previamente el usuario, habrá debido cumplimentar estos datos en el apartado de GESTIÓN DE DATOS IDENTIFICATIVOS.

Celdas de Datos en tono blanco.- Deberán ser cumplimentadas, con los datos que correspondan en la propia pantalla. Datos tales como:

Forma jurídica (S.A. o S.L.)
Personal Asalariado.
Fecha de inicio y cierre del ejercicio económico.
Nº de páginas a presentar (el programa no dispone de un contador por lo que han de contarse manualmente y posteriormente poner el número que corresponda).
Otros.

NOTA: Esta pantalla guardará los datos que se cumplimentaron por última vez, independientemente de que nos encontremos en un ejercicio u otro, por lo que habrán de cambiarse si no coinciden con los datos del ejercicio en curso (sobretodo datos como personal asalariado, fecha de inicio y cierre, etc., que pueden variar entre distintos ejercicios económicos).

BALANCE ACTIVO.

Nos muestra el Activo del Balance de Situación Pyme de la empresa, en formato oficial y con celdas editables, por si deseamos modificar o introducir algún importe de forma manual.

Si se introducen importes manualmente en esta pantalla, el programa NO guardará los mismos con el histórico de la empresa, simplemente guardará los datos en la pantalla activa y para la presentación de las cuentas en el Registro Mercantil, pero NO podrán ser utilizados en otras opciones del programa (análisis, gráficos, etc.)

Para que esta pantalla se cumplimente automáticamente, deberíamos haber introducido previamente los saldos contables en el apartado de GESTIÓN DE DATOS y haber utilizado la opción de TRASPASO AUTOMÁTICO DE SALDOS AL IMPRESO en el apartado de Registro Mercantil.

Cuando creamos un nuevo ejercicio económico, puede ocurrir que entremos en esta opción por primera vez y observemos que no han sido cargados los datos correctamente, pues nos aparecen los datos de un ejercicio en otro. El motivo será que no hemos utilizado todavía la opción de TRASPASO AUTOMÁTICO DE SALDOS AL IMPRESO y el programa nos muestra la última pantalla que utilizamos para esta empresa, sin haber actualizado los datos todavía.

BALANCE PATRIMONIO NETO Y PASIVO.

Nos muestra el Patrimonio Neto y Pasivo del Balance de Situación Pyme de la empresa, en formato oficial y con celdas editables, por si deseamos modificar o introducir algún importe de forma manual.

Para que esta pantalla se cumplimente automáticamente, habremos de haber introducido previamente los saldos contables en el apartado de GESTIÓN DE DATOS y haber utilizado la opción de TRASPASO AUTOMÁTICO DE SALDOS AL IMPRESO en el apartado de Registro Mercantil.

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO.

Nos muestra el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Pyme de la empresa, en formato oficial (hoja resumen) y con celdas editables, por si deseamos modificar o introducir algún importe de forma manual.

Para que esta pantalla se cumplimente automáticamente, habremos de haber introducido previamente los saldos contables en el apartado de GESTIÓN DE DATOS y haber confeccionado el ECPN dentro de este mismo apartado siguiendo las instrucciones establecidas en CONFECCIONAR ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO PYME. Como siempre en esta aplicación, los nuevos importes no apareceran en el apartado de Registro Mercantil hasta que no utilicemos la opción de TRASPASO AUTOMÁTICO DE SALDOS AL IMPRESO en el referido apartado de Registro Mercantil.

MEMORIA

El programa Asesor de Análisis de Balances permite:

La redacción, prácticamente de forma automática, de la memoria.
Copiar el texto de una memoria que tenga en un procesador de textos.
Utilizar una memoria ya existente en la aplicación como plantilla para ser la base de la redacción de la nueva memoria.

Una vez seleccionamos este apartado nos encontramos básicamente con 2 opciones:

1.- Gestión y Opciones de la Memoria.

2.- Apartados que conforman la memoria Pyme.

1.- GESTIÓN Y OPCIONES DE LA MEMORIA.

Este apartado es simplemente la muestra del esfuerzo de RCR por facilitar el trabajo de nuestros clientes y conseguir que su desempeño profesional les conlleve el menor tiempo posible con un resultado óptimo.

Así, en él nos encontramos distintas opciones que explicamos a continuación:

Borrar el contenido de la Memoria.

Si seleccionamos esta opción el programa nos advierte de cual será el efecto de ejecutar esta opción:

BORRAR todos los textos e importes que se encuentren guardados en la memoria.

Tiene utilidad cuando queremos comenzar de nuevo una determinada redacción.

Así la aplicación nos muestra dos posibilidades:

PROCEDER.- Ejecuta las acciones referidas y vuelve a la pantalla anterior.

CANCELAR.- Aborta la ejecución de borrado y vuelve a la pantalla anterior

Borra el contenido manteniendo redacción y saldos del ejercicio anterior.

Seleccionando esta opción el programa realizará una acción de gran utilidad para la redacción de la memoria pues con la misma:

BORRA todos los importes de la memoria del ejercicio en curso,

COPIA los importes de las casillas con que se cumplimentó la memoria en el ejercicio anterior y los traslada automáticamente en la redacción de la memoria del presente ejercicio, a las columnas que nos muestran el ejercicio anterior.

COPIA los textos íntegros (de forma literal) de la memoria del ejercicio precedente en la memoria del ejercicio en curso, de esa misma empresa, de forma que el 80% de los apartados no habrán de ser modificados pues coincidirán de un ejercicio para otro, y el resto de apartados habrán de ser actualizados de forma mínima por el usuario, en la medida que la empresa haya sufrido modificaciones en las cuestiones tratadas en cada uno de ellos.

EJEMPLO.- Si en el ejercicio 2012 teníamos 50.000 euros en la celda “nº 91000 Saldo de la cuenta de Pérdidas y Ganancias”, seleccionando esta opción en la redacción de la memoria del ejercicio 2013, recuperará este dato de 50.000 euros y lo colocará en la columna correspondiente al ejercicio 2012, simplemente a falta de rellenar las columnas correspondientes al ejercicio en curso. Los datos del ejercicio 2013 deberían ser complementados con la opción automática disponible en “Traspaso automático saldos a la memoria 2013”

De esta forma tendríamos, en el ejemplo referido tendríamos:

. Cumplimentados los datos del ejercicio 2012 con lo cumplimentado por el usuario el año anterior.

. Cumplimentados los datos del ejercicio 2013, de forma automática por el programa; recomendamos su verificación y finalización por el usuario pues el programa no llevará todos los datos que tal vez desee trasladar el usuario a la memoria.

. Cumplimentados los textos de todos los apartados de la memoria con la redacción dada en el ejercicio anterior, a expensas de la modificación de aquellos apartados que así lo requieran.

Así la aplicación nos muestra dos posibilidades:

PROCEDER.- Ejecuta las acciones referidas y vuelve a la pantalla anterior.

CANCELAR.- Aborta la ejecución de borrado y copia volviendo a la pantalla anterior.

Establecer esta memoria como plantilla.

Puede ocurrir que la redacción de una memoria, por el perfil de empresas con las que se trabaja, por la personalización realizada de la misma u otros motivos, sea una “redacción tipo” que a usted le guste utilizar como base para la redacción de otras memorias distintas, pero donde solamente tendrá que modificar determinados aspectos puntuales, sin necesidad de generar una nueva redacción.

Pues bien, el ASESOR DE ANÁLISIS DE BALANCES, seleccionando la opción referida, le permite establecer esta “plantilla tipo”, de acuerdo a la redacción existente para la empresa y ejercicio en el que usted se encuentra.

De esta forma, la memoria de esta empresa se utilizará como plantilla genérica propia.

Tal y como señala la aplicación, esta plantilla no sustituye la plantilla interna del programa, sino que además de las propias personalizadas que genera el programa en cada ocasión, tendrá una “plantilla tipo propia”.

Solamente existe la posibilidad de establecer una única “plantilla tipo propia”, por lo cada vez que haga uso de esta opción, eliminará la plantilla anterior y la sustituirá por la nueva generada.

Así la aplicación nos muestra dos posibilidades:

PROCEDER.- Ejecuta las acciones referidas y vuelve a la pantalla anterior.

CANCELAR.- Aborta la ejecución de borrado y copia volviendo a la pantalla anterior.

Copiar la "Plantilla Tipo Propia" en esta memoria.

Con esta opción podemos copiar la “Plantilla Tipo Propia” que hemos generado, en la memoria de la Empresa y para el ejercicio de la misma en que nos encontramos situados.

Se sustituirán los textos de esta memoria por los textos de la memoria que tiene almacenada como “Plantilla Tipo Propia”.

Los importes de los formularios numéricos se mantendrán sin cambios.

Así la aplicación nos muestra dos posibilidades:

PROCEDER.- Ejecuta las acciones referidas y vuelve a la pantalla anterior.

CANCELAR.- Aborta la ejecución de borrado y copia volviendo a la pantalla anterior.

2.-REDACCIÓN DE LOS APARTADOS DE LA MEMORIA.

La memoria Pyme esta dividida en diferentes apartados, preparados para ser redactados, guardados e impresos de forma independiente buscando siempre la mejor gestión y practicidad en la elaboración de cada uno de ellos.

Si bien es cierto que todos y cada uno de los apartados, por su naturaleza y contenido, tienen características distintas, para su redacción la aplicación ASESOR DE ANÁLISIS DE BALANCES sigue una misma metodología de trabajo.

Así una vez entramos en cualquiera de los apartados la aplicación nos presentará una pantalla con las siguientes opciones (en algunos apartados no aparecerán todas y resultará incluso más sencilla su redacción):

Como podemos comprobar aparecen 4 opciones que NECESARIAMENTE, para una correcta redacción de la parte de memoria que corresponde a este apartado, deberán ir realizándose con la secuencialidad o cronología que presentan las distintas opciones en la pantalla mostrada, es decir:

Paso 1: Restablecer apartado.

Generalmente, en esta opción del programa y dependiendo del apartado en que nos encontramos, el programa nos hará una serie de preguntas que habremos de contestar sin más que desplegar la persiana de cada pregunta y elegir la opción deseada.

El objeto de este apartado es personalizar la memoria todavía en mayor medida de lo que lo han hecho los propios importes de la empresa con la que estamos trabajando y activar la redacción del apartado.

Para que este apartado sea redactado automáticamente por la aplicación es necesario, contestar a las preguntas planteadas y pulsar el botón de guardar que existe al finalizar la pantalla y el programa retornará automáticamente a la pantalla anterior para continuar con el paso siguiente. En caso contrario, el programa no elaborará la redacción del apartado.

Nota: En algunos apartados el programa no lanzará preguntas y solamente será necesario activar la redacción del mismo aceptando el paso por este apartado.

Paso 2: Cumplimentar importes.

Esta opción no estará disponible en todos los apartados de la memoria, simplificándose la redacción de aquel apartado donde no se encuentre esta opción. En este caso simplemente pasaríamos a la fase o paso siguiente.

En aquellos casos donde esta opción esté habilitada, habremos de rellenar las celdas que consideremos necesarias de acuerdo a las circunstancias de la empresa en cuestión. En algunos casos, encontraremos que las celdas están cumplimentadas de forma automática por el propio programa ASESOR DE ANÁLISIS DE BALANCES.

* Es necesario incluir el signo negativo en las casillas correspondientes a restas.

Para que los importes introducidos sean archivados correctamente por el programa, habremos de pinchar el botón de GUARDAR y el programa retornará automáticamente a la pantalla anterior para continuar con el paso siguiente.

Paso 3: Editar redacción.

Este apartado es el que realmente nos permite personalizar la redacción del apartado de la memoria en que nos encontramos.

Si hemos realizado los pasos anteriores, el programa nos propone una determinada redacción de la memoria, que normalmente necesitará ser revisada por el usuario para completar algún apartado (en el caso de ser necesario) o simplemente para verificar y ajustar el texto a la forma de trabajo de cada usuario.

Permite borrar, añadir, modificar la redacción sin más que situarse encima de la pantalla editar y utilizar el teclado al efecto deseado.

Para que los cambios introducidos sean archivados correctamente por el programa, habremos de pinchar el botón de GUARDAR y el programa retornará automáticamente a la pantalla anterior para continuar con el paso siguiente.

Paso 4: Visualizar apartado en PDF.

Es el último paso en el proceso de redacción de un apartado de la memoria.

Una vez pinchamos en el mismo el programa genera el apartado de la memoria, incorporando todos los cambios que hemos introducido en los pasos anteriores, en los Modelos Oficiales de Memoria Pyme establecidos por el Registro Mercantil. Así, si deseamos visualizarlo en formato PDF, simplemente habremos de pinchar en la pantalla siguiente:

De esta forma nos aparecerá el apartado redactado de forma definitiva (puede generarse nuevamente siguiendo los pasos establecidos si no hemos quedados contentos con su redacción) permitiendo la aplicación, imprimir o guardar el fichero pdf generado.

VISUALIZAR MODELOS.

Esta opción nos permite VISUALIZAR, GUARDAR E IMPRIMIR los formatos oficiales aprobados por el Registro Mercantil de Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto en su formato Pyme.

Los modelos aparecerán cumplimentados automáticamente si hemos generado previamente, en los apartados que corresponda, cada uno de los documentos referidos; de no ser así, habremos de ir a los apartados que corresponda: GESTIÓN DE DATOS, CONFECCIONAR ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO, TRASPASO AUTOMÁTICO DE SALDOS AL IMPRESO, etc., para generar los modelos.

VERIFICAR Y VALIDAR IMPRESOS.

Mediante este apartado podremos verificar cada uno de los valores introducidos en las casillas de los distintos Estados Financieros, antes de generar el fichero de presentación telemática para el Registro Mercantil.

Pulsando sobre esta opción obtendremos automáticamente un resultado similar al siguiente:

Con un listado de los errores existentes, pudiendo ser éstos:

De CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO o errores primarios. Son errores que debemos de reparar forzosamente para generar un fichero válido de presentación telemática para presemtar en el Registro Mercantil. No podrán presentarse las Cuentas Anuales si no se corrigen obligatoriamente este tipo de errores.
De CUMPLIMIENTO RECOMENDADO. Son errores de cuadre en su mayoría, que debemos reparar dentro de lo posible pero que, en caso de existir, no nos impiden la presentación en el Registro Mercantil, llegando incluso a poder pasarlos por alto.

En cada fila de error podemos encontrar:

Código o Número de Error: Código numérico interno del registro. No contiene información util para el usuario, solo se usa en el Registro como nomenclatura.
Fórmula: Incluye el código (o códigos) de las casillas en las que se encuentra el error y una fórmula lógica/matemática de comprobación. Es la casilla más importante y la que más información nos proporciona para solucionar el error.
Tras la fórmula aparece un icono de "Mas información", cuando situamos el cursor encima nos despliega un cuadro con el contenido de las casillas de la fórmula anterior para verificar el error.
Sección: Incluye un icono que indica la sección del apartado del Registro Mercantíl donde aparece el error. Situando el cursor encima nos aparece una pestaña que amplía la información del icono.
Mensaje de Error: Describe el código de error y nos da una indicación sobre el valor correcto que debe de aparecer en las casillas afectadas.

Para reparar estos errores debemos localizar las casillas relacionadas que nos aparecen en la columna 2 (Fórmula) y corregir los valores introducidos.

NOTA IMPORTANTE: Para facilitar la búsqueda de las casillas con errores podemos utilizar los TRES PRIMEROS DÍGITOS para localizar la fila y el resto para localizar la columna. Por ejemplo la casilla "51105" puede desglosarse en FILA "511" y COLUMNA "05" (ACC.Y PART. PATR. PROPIAS).

*Nota: Los errores de la memoria son fácilmente localizables situando el cursor sobre el icono de la columna "Sección" y desplegando la pestaña de información en la que nos indica el código "MPX" donde X es el número de página de la memoria que contiene la casilla con el error.

GENERAR EL FICHERO DE PRESENTACIÓN TELEMÁTICA.

Una vez corregidos los errores obligatorios del apartado anterior procedemos con el siguiente paso para generar un Fichero de Presentación Telemática para el Registro Mercantil.

En primer lugar rellenamos los datos correspondientes al Depósito Mercantil en el que vamos a realizar la presentación y pulsamos sobre el botón GUARDAR.

Tras un mensaje de aviso en el que pulsamos "PROCEDER" se generarán los ficheros necesarios para la presentación:

Fichero .ZIP a presentar en el Registro Mercantil.
Enlace para descargar el programa D2 del Registro Mercantil para presentar las cuentas.

Debemos guardar este fichero para presentarlo posteriormente situándonos encima de ellos con el puntero del ratón y seleccionando la opción "Guardar destino como..."

A partir de ahí continuaremos con el paso 10. (GRÁFICOS).