Libros registro de IVA

    Ahora bien, el carácter de obligatorio para todos los sujetos pasivos del IVA únicamente lo tendrá el libro de registro facturas recibidas; ya que el libro registro de facturas expedidas no tienen que llevarlo los empresarios y profesionales que no estén obligados a expedir factura (aquellos que realicen operaciones exentas, estén sometidos al régimen especial del recargo de equivalencia o apliquen el régimen especial simplificado sin determinar las cuotas según el volumen de ingresos), el libro registro de bienes de inversión únicamente deberán llevarlo aquellos empresarios que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión y el libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias sólo lo llevarán aquellos que realicen las operaciones específicas que suponen un diferimiento de la fecha de devengo, como veremos más adelante.

1. Libro registro de facturas expedidas

¿Qué ha de inscribirse en este libro?

    A tenor de lo dispuesto en el artículo 63 del Reglamento, que regula este libro, las anotaciones o realización de asientos podrán hacerse en hojas separadas las cuales deberán numerarse y encuadernarse para conformar el presente libro.

Plazo de registro

    Es importante tener en cuenta que las facturas deben emitirse en el mismo momento en el que se realiza la operación sujeta a IVA (devengo del impuesto) o antes del día 16 del mes siguiente cuando el destinatario sea un empresario o profesional.

    Por su parte, con independencia de lo anterior, la anotación debe efectuarse antes del fin del plazo de presentación de la declaración - liquidación del período a que se refiera la citada operación.

    En todo caso, por las operaciones efectuadas y para las que no se hayan expedido facturas deberán anotarse en el plazo de siete días desde el momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos.

¿Qué ha de consignarse?

Ejemplo de anotación en Libro registro de facturas expedidas

Nº factura	Fecha operación	Destinatario	NIF Destinatario	Total factura	Base Imponible	Tipo	Cuota IVA
1001	1/01/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	847,00	700,00	21,00	147,00
1002	1/01/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	726,00	600,00	21,00	126,00
1003	1/01/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	1.089,00	900,00	21,00	189,00
1004	3/01/20XX	BBBBB S.A.	A00000000	605,00	500,00	21,00	105,00
1005	5/01/20XX	CCCCC S.L.	B11111111	1.573,00	1300,00	21,00	273,00

    Ahora bien, en caso de cumplirse una serie de requisitos,

Ejemplo asiento resumen en Libro registro de facturas expedidas

Nº factura	Fecha operación	Destinatario	NIF Destinatario	Total factura	Base Imponible	Tipo	Cuota IVA
1001 a 1005	01/01/20XX	---	---	4.840,00	4.000,00	21,00	840,00

    Ahora bien, han de anotarse de forma separada las facturas que documenten las operaciones entre empresas del grupo que se realizan entre entidades que apliquen el nivel avanzado del Régimen Especial del grupo de entidades.

¿Cómo anoto una factura rectificativa en el Libro registro de facturas expedidas?

    En primer lugar, cabe destacar que han de anotarse de forma separada y debe consignarse el número de factura, la fecha en que se expide, identificación del cliente, naturaleza de la operación, cuál es la base imponible, el tipo impositivo y la cuota. Hay que tener en cuenta que si la fecha de expedición de la factura fuese distinta de la del devengo, debe consignarse también esta última.


    La forma en que estas facturas rectificativas se anoten se hará dependiendo de:

1. la forma en que tales facturas se hayan expedido, es decir, se indicará directamente el importe de la rectificación, o cómo quedan las facturas tras la rectificación efectuada, y
   


2. los procedimientos de anotación que cada sujeto pasivo haya adoptado.
   

    En un caso u otro, la anotación que se practique debe permitir determinar el importe total de IVA que se ha repercutido a los clientes en cada periodo de liquidación.

2. Libro registro de facturas recibidas

¿Qué ha de anotarse en este libro?

    En este libro han de anotarse, enumerados correlativamente, las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas que el empresario, profesional (en definitiva sujeto pasivo del IVA), haya recibido en relación con los bienes adquiridos o importados y los servicios recibidos en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional.

    Además de las anteriores, deberá anotar:

Ejemplo de anotación en Libro registro de facturas recibidas

Nº Orden	Nº Factura	Fecha recepción	Proveedor	NIF Proveedor	Total factura	Base imponible	Tipo IVA	Cuota IVA
201	7456	8/1/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	605,00	500,00	21,00	105,00
202	7457	8/1/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	302,50	250,00	21,00	52,50
203	7458	8/1/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	181,50	150,00	21,00	31,50
204	7459	8/1/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	605,00	500,00	21,00	105,00
205	7460	8/1/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	60,50	50,00	21,00	10,50

    Los documentos se anotarán uno a uno, aunque cabe la posibilidad, al igual que en el Libro de registro de facturas expedidas, realizar un "asiento resumen" siempre y cuando las facturas correspondan a una misma fecha y a un mismo proveedor; debiendo indicarse los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la suma total de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo y la cuota impositiva global, siempre que el importe total de las operaciones, IVA excluido, no supere los 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA excluido.

Ejemplo asiento resumen en Libro registro de facturas recibidas

Nº Orden	Nº Factura	Fecha recepción	Proveedor	NIF Proveedor	Total factura	Base imponible	Tipo IVA	Cuota IVA
De 201 a 205	---	8/1/20XX	AAAAA S.L.	B00000000	1.754,50	1450,00	21,00	304,50

    Además, podrá anotarse una misma factura en distintos asientos en caso de incluir operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

¿Qué plazo dispongo para realizar las anotaciones?

    La anotación y realización de asientos será válida si se realiza sobre hojas separadas que, una vez numeradas y encuadernadas correlativamente, formarán el presente libro.

    Ahora bien, tenga en cuenta que, en el caso de las personas y entidades a que se refiere el artículo 62.6 de este Reglamento la llevanza de este libro registro de facturas recibidas deberá realizarse a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria mediante el suministro electrónico de los registros de facturación.

Si una factura se expide por un proveedor en un periodo de liquidación y se recibe por el destinatario en otro periodo distinto, ¿en qué periodo del libro registro de facturas recibidas ha de incluirse dicha factura?

3. Libro registro de bienes de inversión

    Este libro deberá llevarse por aquellos empresarios, profesionales (sujetos pasivos del IVA) que deban practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión.

¿Qué son bienes de inversión a efectos de IVA?

    Son aquellos bienes corporales, muebles, semovientes o inmuebles que, por su naturaleza y función, estén normalmente destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación.

¿Qué debe registrarse en este libro?

1. Los bienes de inversión adquiridos, de forma detallada e individualizada.


2. Datos necesarios para identificar las facturas de compra (por ejemplo su número) y documentos de aduana de cada bien.


3. Por cada bien de inversión debe constar: fecha en que comienza a utilizarse, prorrata anual definitva y la regularización de las deducciones (en caso de que proceda).

    Además de lo anterior, en caso de que se produzcan rectificaciones que afecten a la regularización de las deducciones por adquisición de bienes de inversión, debe anotarse en este libro en la anotación del bien al que se refieran.

Venta de un bien de inversión, ¿qué debo registrar en este libro?

Ejemplo anotación en Libro registro de bienes de inversión

Nº Factura de compra	Descripción del bien de inversión	Fecha Inicio Utilización	Prorrata Anual	Regularización practicada
-	-	-	-	-

4. Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias

    El artículo 66 del Reglamento del IVA prevé la obligación de llevar este libro siempre y cuando se lleven a cabo determinadas operaciones intracomunitarias, así como el contenido que debe incluirse.

    Este libro se emplea para consignar los datos que pueden extraerse de algunas operaciones comerciales (las veremos más adelante) que las empresas de diferentes países de la Unión Europea lleven a cabo entre sí.

¿Qué operaciones han de incluirse en este libro?

1. El envío o recepción de bienes para la realización de informes periciales, valoraciones, dictámenes, reparaciones, ejecuciones de obra y demás trabajos sobre los mismos.
   

   La obligación de incluir estos datos obedece a que no se devenga IVA en la expedición o envío a un Estado miembro de bienes con el objeto de realizar informes periciales, valoraciones, dictámenes, reparaciones, ejecuciones de obra y demás trabajos sobre dichos bienes siempre que una vez finalizados se reexpidan con destino al Estado miembro de origen, de acuerdo con el artículo 9.3º.e) de la LIVA.
   
   Evidentemente dichos trabajos sí devengarán IVA en el Estado miembro de origen si el destinatario es un empresario o profesional o en el Estado miembro donde se presten materialmente si el destinatario es un particular, conforme establece el artículo 70.1.7º.b) de la LIVA.


2. Las transferencias que realice el sujeto pasivo de bienes corporales de su empresa con destino a otro Estado miembro, para afectarlos a las necesidades de aquélla en este último.
   

   Están excluidas del concepto de transferencia de bienes, pero deben incluirse en este registro, los bienes que se envían a otro Estado miembro:
   

   1. para realizar sobre los mismos, informes periciales, trabajos o reparaciones y, en general, ejecuciones de obra que deban calificarse de prestaciones de servicios, siempre que después de los mencionados servicios los bienes se reexpidan con destino al sujeto pasivo en el territorio de aplicación del Impuesto.
   
   
   2. para utilizarlos temporalmente en el territorio de ese Estado miembro en la realización de prestaciones de servicios efectuadas por el sujeto pasivo establecido en España.
   
   
   3. para utilizarlos temporalmente en el territorio de ese Estado miembro, por un período que no exceda de 24 meses, cuando la importación del mismo bien procedente de un país tercero para su utilización temporal se beneficiaría del régimen de importación temporal con exención total de los derechos de importación.


3. La afectación a las actividades desarrolladas por el sujeto pasivo en el territorio peninsular español e Islas Baleares, de los bienes que ha producido, adquirido o importado en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional en otro Estado miembro.
   

   Están excluidas del concepto de transferencia de bienes, pero deben incluirse en este registro, los bienes que se afecten a las actividades desarrolladas por el sujeto pasivo en el territorio peninsular español e Islas Baleares procedentes de su actividad en otro Estado miembro:
   

   1. para realizar sobre los mismos, informes periciales, trabajos o reparaciones y, en general, ejecuciones de obra que deban calificarse de prestaciones de servicios, siempre que después de los mencionados servicios los bienes se reexpidan con destino al otro Estado miembro.
   
   
   2. para utilizarlos temporalmente en el territorio peninsular español e Islas Baleares en la realización de prestaciones de servicios efectuadas por el sujeto pasivo establecido en el otro Estado miembro.
   
   
   3. para utilizarlos temporalmente en el territorio peninsular español e Islas Baleares, por un período que no exceda de 24 meses, cuando la importación del mismo bien procedente de un país tercero para su utilización temporal se beneficiaría del régimen de importación temporal con exención total de los derechos de importación.


4. El envío o recepción de los bienes comprendidos en un acuerdo de ventas de bienes en consigna.
   

   En la venta de bienes en consigna, regulada en el artículo 9 bis de la LIVA, el devengo del IVA se produce el día 15 del mes posterior a la disposición por el adquirente de los bienes objeto de transporte y depósito salvo que se emita la factura en una fecha anterior.

Datos que han de registrarse

1. Operación y fecha de la misma.


2. Descripción de los bienes objeto de la operación con referencia, en su caso, a su factura de adquisición o título de posesión.


3. Otras facturas o documentación relativas a las operaciones de que se trate.


4. Identificación del destinatario o remitente, indicando su número de identificación a efectos del IVA, razón social y domicilio.


5. Estado miembro de origen o destino de los bienes.


6. Plazo que, en su caso, se haya fijado para la realización de las operaciones mencionadas.

Ejemplo anotación en Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias

Operación	Fecha	Descripción	Nº factura adquisición	Otros documentos relacionados	Destinatario / remitente	País origen	País destino	Plazo
Compra	10/01/20XX	Coche	224	-	Concessionnaire Automobile S.A.	Francia	España	-
Venta	18/01/20XX	Zapatos	225	-	Schuladen	España	Alemania	-

Aspectos comunes a algunos Libros

A) Posibilidad de llevarlos en formato físico

    Esta posibilidad será válida (artículos 63, 64 y 65 del Reglamento) para los siguientes libros:

1. Libro registro de facturas expedidas.


2. Libro registro de facturas recibidas


3. Libro registro de bienes de inversión.

    No será posible obtener el Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias de esta forma, al no preverlo de forma expresa (como sí ocurre en el resto de casos) el artículo 66 del Reglamento del IVA).

B) Trámites a realizar a través de la Sede Electrónica

    Además, será opcional la llevanza a través de la Sede Electrónica de determinados libros en algunos supuestos (como así lo prevé el artículo 62.6 del Reglamento).

C) Requisitos formales a cumplir en todos los libros

    Las anotaciones realizadas en los libros registro han de cumplir determinados aspectos formales para ser válidos

1. Han de ser claros y exactos.


2. Las anotaciones han de estar ordenadas según su fecha.


3. No han de existir espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras.


4. En el Libro Registro de bienes de inversión deben dejarse algunos espacios en blanco con vistas a posibles cálculos y ajustes de la prorrata definitiva.


5. Los errores u omisiones que puedan producirse deben corregirse a continuación inmediatamente que se adviertan.


6. Las anotaciones deben ser efectuadas con los valores en euros, convirtiéndose a esta moneda cuando la factura se hubiese expedido en una divisa distinta.
   


7. Las páginas deben estar numeradas y encuadernadas correlativamente.

D) Rectificación de anotaciones

    Cuando nos percatemos de la existencia de algún error material al efectuar las anotaciones registrales, deberá rectificarse tan pronto como se tenga conocimiento de ello. Debemos proceder en función de si los Libros registro son llevados o no a través de la Sede Electrónica:

1. En los Libros registro no llevados a través de la Sede electrónica la rectificación debe realizarse en un asiento o grupo de asientos único diferenciado del resto de anotaciones al finalizar cada período de liquidación mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, para cada período de liquidación, el correspondiente impuesto devengado y soportado, una vez practicada dicha rectificación.
   
       En el caso de bienes de inversión, si las rectificaciones afectan a la regularización de deducciones, se anotarán en el Libro Registro de bienes de inversión junto a la anotación del bien que corresponda.


2. En los Libros registro llevados a través de la Sede electrónica, las rectificaciones deberán informarse con una clave específica de acuerdo a las especificaciones recogidas en el Anexo I de la Orden HFP/417/2017, de 12 de mayo.

Objetivo final de los Libros registro

    En definitiva, los Libros registro han de permitir:

1. Determinar el importe total del IVA repercutido a nuestros clientes (y, en su caso, el importe cobrado).


2. Determinar el importe total del impuesto soportado por adquisiciones o importaciones de bienes o por los servicios recibidos o, en su caso, por los autoconsumos que realice (y, en su caso, el importe cobrado).


3. Conocer la situación de los bienes a que se refieren las operaciones que deben constar en el Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias, en tanto no tenga lugar el devengo de las entregas o adquisiciones intracomunitarias.

Libros Registro especiales

    Además de los Libros registro analizados anteriormente, existen otros atendiendo a los distintos regímenes especiales, dentro de estos se encuentran:

1. Libro Registro de operaciones realizadas en el régimen simplificado.


2. Libro Registro de operaciones realizadas en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.


3. Recibos expedidos que justifican el reintegro de las compensaciones en la adquisición de bienes o servicios a sujetos pasivos acogidos al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.


4. Libro Registro de operaciones realizadas en el régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.


5. Registro de las operaciones incluidas en los regímenes especiales aplicables a las ventas a distancia y a determinadas entregas interiores de bienes y prestaciones de servicios.

Comentarios

- Libro registro de facturas expedidas.
- Libro registro de facturas recibidas.
- Libro registro de bienes de inversión.
- Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
- Suministro Inmediato de Información del IVA.
- Obligatoriedad de los libros registro de IVA en entidades que realizan operaciones exentas.
- Infracción por incumplimiento en la llevanza de los libros registro del IVA
- Infracción por inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los Libros de registro.

Legislación

- Art. 62 RD 1624/1992 IVA. Libros Registros del Impuesto sobre el Valor Añadido.
- Art. 63 RD 1624/1992 IVA. Libro Registro de facturas emitidas.
- Art. 64 RD 1624/1992 IVA. Libro Registro de facturas recibidas.
- Art. 65 RD 1624/1992 IVA. Libro Registro de bienes de inversión.
- Art. 66 RD 1624/1992 IVA. Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
- Orden HFP/417/2017, de 12 de mayo. llevanza de los Libros registro del IVA a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.