¿CÓMO PUEDO SUBSANAR LAS CUENTAS ANUALES CON DEFECTOS?

    Una vez que se ha realizado el depósito de las cuentas anuales puede ocurrir que tengamos que corregir algún error en las mismas  porque hemos recibido una notificación del Registro Mercantil denegando el depósito por la existencia de defectos tratándose de una situación común la cual no va acompañada de sanción o inconveniente, pudiendo presentar nuevas cuentas en los 5 meses posteriores a la presentación inicial, entendiéndose de igual manera como presentada en fecha inicial y no fuera de plazo.

    Cuando se hayan corregido los errores que motiven la calificación con defectos, la subsanación del depósito se podrá realizar de la misma forma en la que hicimos la presentación anterior, con independencia de que fuese de forma presencial o telemática, aportando todos los documentos.

    No obstante, debemos tener en cuenta las siguientes situaciones:

1. Si la presentación se realiza en papel, CD o de forma telemática mixta hay que proceder a retirar la carpeta con las cuentas defectuosas mediante la aportación de la instancia de presentación original o de la notificación de defectos recibida.



2. Si la presentación se realiza de manera completamente telemática, basta con hacer un nuevo envío completo con las correcciones pertinentes.

    En caso de que utilicemos el Programa de Depósito digital de cuentas debemos seleccionar la opción "Subsanación de un depósito anterior", mientras que, en caso de hacerlo por el portal web "registradores.org" se deberá seleccionar la casilla "Subsanación/Complementario", pidiéndonos en ambos casos los siguientes datos:

1. Libro. Donde tendremos que reflejar un 2 en caso de referirnos a cuentas anuales y un 3 en caso de referirnos a los libros.



2. Año. Se deberá indicar el año en el que se presentaron las cuentas.



3. Número de entrada. Se encuentra tanto en la notificación de defectos como en el acuse de recibo que se obtiene al realizar el depósito.

    Debemos tener en cuenta que el Registro Mercantil no está encargado de comprobar la veracidad de la información incluida en las cuentas anuales o el resto de documentación que se acompaña, por lo que los defectos a subsanar serán, en su mayoría, de tipo formal.

    En este sentido, uno de los defectos que más notificaciones genera son las discrepancias dentro de las cuentas anuales y la falta de información en algún apartado de las cuentas anuales, ya sea por omisión o porque aún no siendo necesario, no se ha informado del motivo por el que dicho apartado se ha dejado vacío. Algo habitual es el Periodo medio de pago a proveedores, ya que aquellas que pagan al contado tienen un periodo igual a cero, dejando en blanco la información, ahora bien, se deberá informar en los Datos generales de identificación para no recibir notificación de subsanación.

    Otro defecto habitual es el de carencia de algún documento como por ejemplo la memoria cuando se presenta de manera telemática y no se cumplimenta de forma normalizada ni se adjunta al resto de cuentas anuales. Por otro lado, también es común que la huella digital sea incorrecta, de forma que la aportada en el soporte papel o en el certificado de aprobación de cuentas no coincide con la generada en el fichero presentado.