¿Qué libros deben legalizarse telemáticamente?

    La legalización de libros será OBLIGATORIA para todas las personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio, esto es, las sociedades y demás entidades. No se incluye en esta obligación a las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones y fundaciones.

    Dicho esto, para la presentación telemática en la web de registradores.org, solamente deberá darse de alta en el sistema el Presentante.

    En cuanto a los libros que habrán de ser presentados obligatoriamente para su legalización telemática, el artículo 18 de la Ley 14/2013 se remite a todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios. Por tanto, si nos atenemos al mínimo estipulado por las distintas disposiciones legales, estamos hablando de los siguientes libros:

1. Diario.


2. Inventarios y Cuentas Anuales (incluida la memoria).


3. Actas.


4. Registro de Socios o de Acciones Nominativas, según el tipo de sociedad.


5. Contratos del Socio Único, en caso de sociedades unipersonales.

    No obstante, dependiendo de la actividad y del detalle que se haga del contenido de cada libro, habrán de ser presentados:

1. Diario.


2. Inventario y Cuentas Anuales.


3. Balances de comprobación (sumas y saldos).


4. Inventario.


5. Balances.


6. Memoria.


7. Mayor.


8. Libro de Pérdidas y Ganancias.


9. IVA.


10. Facturas Emitidas.


11. Facturas Recibidas.


12. Detalle del Diario.


13. Registro de Acciones Nominativas.


14. Registro de Socios.


15. Libro de Actas.


16. Libro de Detalle de Actas.


17. Libro de Actas del Consejo.


18. Libro de Detalle de Actas del Consejo.


19. Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal.


20. Otros que se determinen legalmente.

    Además, los empresarios podrán legalizar en cada ejercicio (si así lo desean) cualquier otro libro que no tenga carácter obligatorio siempre y cuando lo hagan en los términos reglados. Normalmente, pueden ser libros-documentos que interese registrar a efectos "probatorios".

    Por otra parte, los libros enumerados anteriormente deberán presentarse en los siguientes formatos admitidos:

1. Excel (Extensión válida XLS o XLSX)


2. QuatroPro (Extensión válida WQ1)


3. Lotus (Extensión válida WK1)


4. Word (Extensión válida DOC o DOCX)


5. Rich Text Format (Extensión válida RTF)


6. Acrobat Reader (Extensión válida PDF)


7. Open Office (Extensión válida ODS y ODT)

    Como podemos comprobar las aplicaciones ofimáticas que habitualmente solemos utilizar en nuestros ordenadores nos permitirán generar los libros en estos formatos sin que sea necesaria la instalación o compra de ningún programa específico a tal fin.

    Una vez que tengamos los libros simplemente incorporaremos esos ficheros al programa informático con que vayamos a generar el fichero a presentar (programa LEGALIA si utilizamos el del propio Registro u otro con el que trabajemos habitualmente y facilite la generación de este tipo de libros), que dispondrá de un sistema de protección al objeto de garantizar la no manipulación. Esta protección se realizará mediante la utilización de una huella digital correspondiente a cada libro por medio de un lenguaje cifrado (técnicamente algoritmo estándar SHA256 RFC 6234).

Comentarios

Consecuencias de no legalizar los libros o hacerlo fuera de plazo.
Legalizar los libros para evitar futuras regularizaciones y sanciones tributarias.
Particularidades del libro de actas.
Particularidades del libro-registro de socios o acciones nominativas.
Particularidades del libro de inventarios y cuentas anuales.
Infracciones y sanciones por inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros.
Infracciones y sanciones por uso de cuentas contables con significado distinto de que corresponde.
Infracciones y sanciones por no llevar o conservar contabilidad, libros, programas y archivos.
Infracciones y sanciones por llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad.
Infracciones y sanciones por retraso en más de 4 meses en llevanza de contabilidad, libros-registros.
Infracciones y sanciones por no diligenciar o habilitar libros y registros ante la Administración.

Legislación

Art. 18 Ley 14/2013. Legalización de Libros.
DGRN. Instrucción de 12/02/2015. Legalización de libros de los empresarios.
DGRN. Instrucción de 01/07/2015. Mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización.