Cifrado de los archivos a presentar
para su legalización telemática

    Después de la suspensión cautelar dictada sobre la legalización telemática de libros regulada en la Instrucción de 12 de febrero de 2015, debido a la falta de seguridad, la Dirección General de Registros y del Notariado (DGRN) publicó la Instrucción de 1 de julio de 2015 para solucionar el problema suscitado por la información confidencial contenido en los libros a presentar.

    Como punto de partida, el cifrado de archivos es una opción, no una obligación, por lo que aquellos empresarios que remitan sus libros sin cifrar deben saber que la presente instrucción obliga al registrador mercantil, como responsable de los ficheros generados por la función de legalización, a adoptar las medidas necesarias, de índole técnica y organizativas que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal con grado de seguridad de nivel medio como mínimo y preservar el secreto de los citados ficheros mientras permanezcan en su poder. Por tanto, el registrador será responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la vigente legislación sobre protección de datos. A estos efectos, se dispone que los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización serán objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización, incluso en el caso de aquella presentación calificada como defectuosa que no haya sido objeto de subsanación, procediendo a su borrado cuando caduque el asiento de presentación.  

    Dicho esto, se regula la opción de cifrado de seguridad de los ficheros a través de dos alternativas, de forma que cuando al empresario no le interese remitir en abierto los ficheros de todos o algunos de los libros susceptibles de legalización, podrá utilizar la opción de cifrado por el sistema de clave simétrica o mediante las actuaciones de las entidades prestadoras de servicios de certificación como tercero de confianza.

    En el primer caso se pondrá a disposición de los interesados, para su uso gratuito, en la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores (registradores.org), el aplicativo que permita la encriptación de los ficheros y la generación de la clave secreta que el interesado debe custodiar. Este método de encriptación utilizará alguno de los siguientes algoritmos de cifrado por bloques simétrico:

    - El algoritmo 3DES (tripleDES) con longitud de clave de 168 bits.

    - El algoritmo AES (Rijndael) con longitudes de clave de 128, 192 o 256 bits.

    En cualquier caso, el soporte electrónico del libro o libros cifrados deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, añadiendo la extensión 3des, aes128, aes192 o aes256 a los ficheros cifrados según el caso.  

    La otra alternativa es que el empresario utilice el sistema de cifrado con doble clave, pública y privada que pongan a disposición de los usuarios las entidades prestadoras de servicios de certificación de firma electrónica reconocida y actuando éstas como tercero de confianza.

    Por último, esta Instrucción del 1 de Julio de 2015 deja sin efecto las normas vigesimosegunda, vigesimoquinta y vigesimosexta de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Comentarios

- Infracciones y sanciones por inexactitud u omisión de operaciones en la contabilidad o en los libros.
- Infracciones y sanciones por uso de cuentas contables con significado distinto de que corresponde.
- Infracciones y sanciones por no llevar o conservar contabilidad, libros, programas y archivos.
- Infracciones y sanciones por llevanza de contabilidades distintas referidas a una misma actividad.
- Infracciones y sanciones por retraso en más de 4 meses en llevanza de contabilidad, libros-registros.
- Infracciones y sanciones por no diligenciar o habilitar libros y registros ante la Administración.

Legislación

- Art. 18 Ley 14/2013. Legalización de Libros.
- DGRN. Instrucción de 12/02/2015. Legalización de libros de los empresarios.
- DGRN. Instrucción de 01/07/2015. Mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización.