(Fuente psicondec.rediris)

La contabilidad es un sistema de información, cuyo proceso se estructura por etapas: captación de los datos, cuantificación y representación de la información.

Para lograr que esa información obtenida sea útil para la toma de decisiones de los usuarios, es necesario realizar una síntesis de la misma, es decir, trasladar los datos a unos agregados significativos: (los estados contables: balance, cuenta de resultados y memoria, entre otros), que pongan de relieve magnitudes económicas de interés y que sean útiles en el proceso de adopción de decisiones, a este proceso se le denomina agregación

AGREGACIÓN es toda operación en virtud de la cual se tiende a resumir un conjunto de variables, datos, observaciones, etc. por medio de un pequeño número de magnitudes, llamadas representativas. De esta forma, debe entenderse como agregado a aquella magnitud o relación significativa que, de hecho, reemplaza a un conjunto de magnitudes o relaciones detalladas.

Existen distintos niveles de agregados, así se pueden distinguir:

La cuenta:

Mínimo agregado contable, de máxima homogeneidad, que por su amplitud, complejidad y descoordinación, no permite obtener una imagen adecuada de la realidad que ocupa.

Masas patrimoniales:

Agrupación de cuentas con la misma funcionalidad economica o financiera

Asi podemos hablar de diferentes niveles de agregados como se detalla en elcuardor siguiente.

Activo = bienes y derechos propiedad de la empresa A su vez se divide en:

- Activo circulante:

o Existencias: Mercaderias, materias primas, materiales diversos, etc. : Su transformación en liquidez está supeditada a su fabricación, si es una industria, a su venta y cobro.

o Derecho de cobro con compradores de bienes o servicios. Se transforma normalmente en liquidez, mediante negociación bancaria o esperando los plazos convenidos hasta su vencimiento.

o Inversiones Financieras, recursos empleados a corto plazo en inversiones ajenas al proceso productivo. Se transforma normalmente en liquidez, mediante enajenación o al vencimiento.

o Tesoreria: Caja, Bancos c/c o cuenta de ahorro. Dinero de disponibilidad inmediata. Es el efectivo. Liquidez instantánea (diferente del dinero a plazo fijo)

- Activo fijo o inmovilizado:

o AF Inmaterial (II): bienes intangibles con valor de realización.

o AF Material (IM): de existencia real y tangible, tambies se puede specificar el AF Material en Curso: aún no esta disponible para su uso.

o Inmovilizaciones Financieras (IF): Inmovilizaciones de recursos. Son inversiones en títulos valor, créditos concedidos a terceros

Pasivos = fuentes de financiación ajenas, deudas u obligaciones pendientes de pago con terceros y a reintegrar a su vencimiento. Se distingue:

Prestamos de financiamiento, es la financiación ajena a L/P (más de un año)

Prestamos de funcionamiento es la financiación ajena a C/P (vencimiento inferior al año), tambien llamado, pasivo circulante (PC)

Neto o Fondos propios= Agrupa :

- Aportaciones de fondo(s) que el (los) propietario(s) ha(n) aportado a la empresa

- Autofinanciación: Recursos generados no distribuidos (Reservas)

Los estados contables

Obtenidos a través de un proceso de síntesis y coordinación a partir de la cuenta, entre los que destacan:

El balance: agregado integral, representativo del estado de la unidad económica, y se trata de un agregado contable máximo de mínima homogeneidad en cuanto a los elementos que lo integran (ver apéndice I)

La cuenta de Pérdidas y Ganancias, estado recopilativo y explicativo de los conceptos de las corrientes de ingresos y gastos periódicos (ver apéndice II).

Otros agregados intermedios, es decir estados contables, que serán tantos como subsistemas de información quepa imaginar (cuadro de financiación o Estado de Origen y Aplicación de Fondos, Estado de Flujos de Tesorería o Cash-Flow...).

La agregación de estados contables, es decir la elaboración de unos estados contables que permitan expresar adecuadamente la estructura conjunta de un agregado de unidades económicas, así como las sucesivas modificaciones experimentadas en un cierto intervalo tempo ral.

La empresa multinacional, es un agregado económico con sede en diferentes países, en el cual la consolidación, salvo algunos problemas propios (restricciones impuestas por las legislaciones de distintos países, la inflación, etc.) no se diferencia básicamente a la incluida en el apartado anterior.

La contabilidad nacional, tiene por objetivo elaborar, mediante las pertinentes agregaciones, sistemas conceptuales que permitan amoldar a esquemas simplificados de interpretación, los fenómenos que conforman la vida económica.

Tambien se suelen distinguir:

Estados contables primarios: son los que pueden considerarse como normales, resultantes de la operación finalística primaria de la contabilidad, como son el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias de una sociedad y

Estados contables secundarios, obtenidos por agregación posterior de los estados primarios.

Los informes elaborados mediante el proceso de agregación pueden contener información referida al aspecto financiero, básicamente dirigida a los usuarios externos, como el Balance o puede contener información sobre costes y rendimientos o sobre procesos de planificación integral destinada a quienes toman las decisiones en el seno de la unidad económica. En algunos casos y en relación con la información externa, las empresas facilitan estados contables segmentados (por líneas de actividad, centros de responsabilidad, áreas geográficas...) o, por el contrario, ofrecen información por grupos de empresas (estados contables consolidados)..

Actualmente tambien se habla de estados de información no financiera[1] en el contexto internacional, para referirse a aquellas iniciativas con entidad suficiente como para ser merecedoras de un tratamiento singular y separado de la tradicional información financiera, de reunir la información en "Estado" o "informe" separado, de acuerdo con pautas establecidas. Los que han alcanzado una mayor relevancia a juicio de Cañibano( 2003), son:

a) Intangibles o Capital Intelectual,

b) Responsabilidad Social y

c) Gobierno corporativo.

Además es preciso, señalar que frente a los estados financieros convencionales, transmitidos en hojas de papel, hoy conviven con la divulgación realizada a través de Internet, por las dos ventajas que supone, es más barato de editar y distribuir y se amplia el número de usuarios potenciales. La información financiera "es una de las informaciones que en mayor medida ha crecido y evolucionado en Internet, tanto en lo referente a los datos que suministran las propias empresas a través de sus páginas web, como a través de los servicios ofrecidos gratuitamente o previo pago por parte de portales especializados" (AECA).

Probable es que el principal objetivo de las empresas cuando difunden información a través de Internet es mejorar su imagen corporativa, sin embargo a veces no se divulga por esta via toda la información lo que puede generar problemas para la adecuada comprensión de la información contable."

Ademas conviene resaltar que AECA (2002), con el fin de superar los problemas derivados de la falta de compatibilidad entre los datos a divulgar, en la actualidad se encuentra en fase de desarrollo una plataforma informática que permitirá intercambiar datos financieros con independencia de los programas informáticos con los que se trabaje. En concreto, nos referimos al desarrollo del XBRL[2], metalenguaje derivado del XML, que permite emitir y recibir digitalmente estados financieros y cualquier otro tipo de información económica de forma normalizada, facilitando su distribución y posterior uso por los bancos, analistas, acreedores o inversores, en general"

APÉNDICE I.

El balance

El término balance designa un documento en el que se recogen todos los saldos de las cuentas que aparecen en un momento dado. Si el balance se establece antes de saldar las cuentas de gastos e ingresos con pérdidas y ganancias, se habla de balance de comprobación, si se efectúa después del proceso de regularización, se denomina balance de situación.

En el PGC, se habla del balance, refiriéndose al balance de situación como documento que presenta la síntesis de las cuentas patrimoniales, reflejando la posición estática de un patrimonio en su componente activa y pasiva; y todo ello referido al cierre del ejercicio, derivando directamente de los saldos que las cuentas presentan en el asiento de cierre. El balance está ajustado al contenido del artículo 35, apartado 1 del Código de Comercio, e igualmente al esquema del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas y a las disposiciones de la cuarta Directiva de sociedades de la UE.

El balance de situación pretende ofrecer un instrumento para el análisis de la situación financiera y patrimonial, por ello , al estar confecciónado bajo la óptica de los principios contables, en especial el del precio de adquisición y el de empresa en funcionamiento, no pretende determinar el valor del patrimonio a efectos de su enajenación global o parcial ni el importe resultante en caso de liquidación.

El Plan, según se define en la introducción, es un texto netamente contable, libre de posibles interferencias, incluidas las de orden fiscal. Su contenido está inspirado en principios contables aceptados por la generalidad de los países e incluidos en la cuarta Directiva y admitidos por nuestro ordenamiento jurídico. La propia contabilización del Impuesto sobre Sociedades, justifica lo que se acaba de afirmar. En consecuencia, las cuentas anuales facilitarán información contable pura o información rigurosamente económica; lo cual es necesario para que dichos documentos expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

El activo del balance se clasifica atendiendo al grado de liquidez, de menor a mayor liquidez, mientras que el pasivo se ordena según la distancia a la exigibilidad, de menor a mayor exigibilidad. La clasificación, desde un punto de vista simplista, distingue entre las siguientes agrupaciones de elementos patrimoniales.

El balance de situación es la sintésis de las cuentas patrimoniales, reflejando la posición estática del patrimonio, al cierre de un ejercicio.

BALANCE DE SITUACIÓN
Activo	Pasivo
- Activo Fijo o inmovilizado - Activo circulante	- Fondos propios - Obligaciones a L/P - Obligaciones a C/P

El desgolose es como sigue, presentandose siempre en forma de cuenta

A C T I V 0

A) Accionistas o socios por desembolsos no exigidos.

B) Inmovilizado

C) Gastos a distribuir en varios ejercicios

D) Activo circulante

P A S I V O

A) Fondos propios.

B) Ingresos a distribuir en varios ejercicios

C) Provisiones para riesgos y gastos

D) Acreedores a largo plazo

E) Acreedores a corto plazo

Es usual oir los siguientes términos: Balance de apertura: es el balance de situación a 1/Enero. Balance parcial o intermedio, si se realiza a fin de mes, trimestre, semestre, ....; permite conocer la situación de la empresa en determinadas fechas. Balance final: es el balance de situación al cierre del ejercicio (normalmente el 31 de diciembre, aunque podría ser otra fecha del año), coincide con el balance de apertura del año siguiente.

A veces se escucha hablar del Balance inventario.

El INVENTARIO , documento obligatorio, es una relación detallada de todos los elementos patrimoniales, medidos y valorados en un momento dado. Se realiza: al iniciar la actividad y siempre, todos los años a fecha de cierre

La estructura del inventario, consta de tres pàrtesencabezamiento, cuerpo y pie.

TI POS DE INVENTARIOS:

POR SU EXTENSIÓN: - Generales o Parciales

POR SU FORMA: Analiticos o Sintéticos

POR EL MOTIVO: Ordinario u Extraordinario

SEGUN EL MOMENTO: Inicial, Períodico,. Intermedio, de Liquidación definitiva

El BALANCE INVENTARIO es un inventario general y sintetico, dividido en dos columnas

APÉNDICE II

Calculo del resultado empresarial

ECUACIÓN FUNDAMENTAL DEL PATRIMONIO

A = P + N

El Neto esta formado por el Capital mas los resultados (reservas o P y G), asi podriamos decir A = P +C + Resultados

Los resultados se obtienen como la diferencia entre ingresos y gastos (I-G), sustituyendo,

A = P +C + I-G

Obtenemos una ecuación ecuación patrimonial dinámica. Si quitamos el término negativo:

A + G = P +C + I

Ejemplo:

Nuria Smelt., se dedica a la comercialización ambulante de pimientos. Su patrimonio está compuesto por 500 euros en pimientos.

BALANCE DE SITUACIÓN (1)

ACTIVO	PASIVO
- Mercaderías 500 - Total Activo 500	- Capital 500 - Total Pasivo 500

A= N; 500 = 500

Vende toda su producción en 750 euros, al contado

BALANCE DE SITUACIÓN (2)

ACTIVO	PASIVO
Caja, euros 750 Total Activo 750	Capital 500 Beneficio 250 Total Pasivo 750

A – A + A = N + Resultado

500-500+750=500+250

Sin embargo, utilizar este procedimiento para registrar cada una de las transacciones que acontecen en la empresa, se haria tedioo, maxime al ir aumentando el número de cuentas.

Por eso y teniendo en cuenta que:

Gasto:

Doble circulación: Sale dinero y a cambio se recibe una contraprestación que contribuye al proceso productivo y por tanto a la generación de ingresos

Ingreso:

Doble circulación. Entra dinero y sale nuestra prestación de servicio, venta de producto ...
Se puede calcular el resultado (beneficio o perdida) a una fecha determinada, con una operación simple:

Ingresos derivados de la actividad:
- gastos ocasionados por el desarrollo de dicha actividad

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RESULTADO (A UNA FECHA)

Por ello, se suelen utilizar estas cuentas de ingresos y gastos endos fases:

1ª FASE: (Duración: todo el año, desde 1/01 a 31/12):

Captación de los gastos e ingresos relacionados con la actividad de la empresa.

A lo largo del año se van produciendo las adquisiciones de factores productivos y la venta del output del proceso productivo y contablemente se iran registrando en un libro al que se le denomina: Libro diario.

2ª FASE: (Generalmente el 31-12-XX):

AGREGACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS. Esto es, el traslado de los gastos e ingresos a la cuenta de resultados (P y G). Contablemente, se dice que se saldan los ingresos obtenidos en el ejercicio de la actividad y los gastos incurridos para el desarrollo de dicha actividad., para calcular si la organización tuvo, beneficio o pérdida.

Ver modelos de cuentas de resultados, en el PGC

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[1] La información no financiera, debe responder a unos requisitos. Algunos ejemplos son el Global Reporting Iniciative, que proporciona un instrumento medible y comparable. El Acountability 1000 Assurance Standard (junio 2003) establece criterios para validar los informes de sostenibilidad elaborados por las empresa de acuerdo a la guía GRI.. No obstante, hasta la fecha es una iniciativa mayoritariamente voluntaria, (excepto Francia que exige a las grandes sociedades la publicación de información de acuerdo a la guía GRI en el informe anual)

[2] XBRL es el acrónimo de eXtensible Business Reporting Language.