DIETAS Y GASTOS DE LOCOMOCIÓN

CONCEPTO.

    Los GASTOS DE LOCOMOCIÓN son el importe económico con el que la empresa compensa al trabajador por los gastos de viaje que se produzcan para el desplazamiento fuera de la fábrica, taller, oficina donde se realice habitualmente el trabajo. Hablamos de KILOMETRAJE cuando esta compensación al empleado, viene dada por el uso de su vehículo privado con finalidades relacionadas con la actividad económica de la entidad y no medios de tranporte públicos.

    Una DIETA es la cantidad económica que la empresa destina a cubrir los gastos relacionados con la manutención y estancia en que el empleado incurre durante un viaje por trabajo.

    El KILOMETRAJE cubre todos aquellos gastos que se derivan del uso del vehículo por motivos laborales:

1. Combustible.
2. Mantenimiento del vehículo.
3. Desgaste.
4. Impuestos.
5. Seguro.

    Este concepto no cubre gastos adicionales como peajes y parkings ya que se pagan aparte.

    Por otro lado los gastos de locomoción, que genera un empleado que se desplaza fuera de su lugar de trabajo habitual para realizar su actividad laboral en un lugar distinto por medio de transporte público vendrán justificados por:

1. Billetes de tren, autobus, avión o barco.
2. Bonos de transporte público.
3. Peajes.
4. Facturas de taxi.

    Respecto de las dietas, podríamos dividirlas en dos grupos diferenciados:

1. Gastos de manutención.- Restaurantes y demás establecimientos de hostelería.
2. Gastos de estancia.- Hoteles o cualquier otro tipo de alojamiento.

    La actual LIRPF no considera, en su artículo 17.1 y el artículo 9 del RIRPF, salario las asignaciones por gastos de locomoción, estancia y manutención en establecimientos de hostelería siempre que no se superen los límites reglamentariamente establecidos; es decir, límites establecidos para considerar exentas estas retribuciones.

GASTOS DE TRANSPORTE Y DIETAS EXENTOS EN IRPF.

1.- GASTOS DE LOCOMOCIÓN.

    Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto. De esta forma tendremos dos posibilidades:

1. Cuando se utilicen medios de transporte público estará exento el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento acreditativo.


2. En cualquier otro caso, la cantidad resultante de computar 0,26 euros/kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento.

    En ambos casos, el exceso percibido sobre estas cantidades está sujeto y no exento del impuesto, por lo que deberá declararse como rendimiento del trabajo.

    Las cantidades que el trabajador pueda, en su caso, percibir de la empresa en concepto de gastos de desplazamiento desde su domicilio al centro de trabajo (plus de transporte) no están exentas del impuesto por lo que deben declararse en su totalidad.

2.- GASTOS DE MANUTENCIÓN Y ESTANCIA.

    Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual.

    Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

    Ha de cumplirse una serie de condiciones para acceder a esta exención:

1. Debe existir un desplazamiento del municipio distinto de aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual del empleado y del que constituya su residencia.


2. El desplazamiento y permanencia del trabajador no debe superar los nueve meses de forma continuada.


3. Los gastos por estancia y manutención deben producirse en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, lo que excluye de este tratamiento a los gastos que pueden producirse en casas de familiares, amigos, etc.


4. Las cuantías máximas que se exceptúan de gravamen puede visionarlas en la siguiente tabla:

	ESPAÑA	EXTRANJERO
Gastos de manutención pernoctando en municipio distinto	53,34 Euros/día	91,35 Euros/día
Gastos de manutención pernoctando en el mismo municipio	26,67 Euros/día	48,08 Euros/día

VER TABLA COMPLETA

3.- CUMPLIMENTACIÓN DE MODELOS DE LA AEAT.

    El modelo 111 de la AEAT es el utilizado por las retenedores (empresas y personas físicas) para liquidar y pagar las cantidades retenidas a sus trabajadores, profesionales que trabajan para ellos y otros por las retribuciones entregadas. En el caso de las dietas y asignaciones por gastos de locomoción, manutención y estancia, al estar exceptuadas de gravamen, no habrán de ser incluidas en este modelo.
   Ahora bien, cuando las cantidades entregadas por estos conceptos superen los límites exceptuados para tributar y consecuentemente retener, en este modelo SÍ habrán de incluirse este tipo de retribuciones con la calificación que corresponda (rendimientos del trabajo en el caso de empleados de la empresa).

    En el modelo 190 deberán incluirse las percepciones satisfechas por la persona o entidad declarante que correspondan con rendimientos del trabajo, incluidas las dietas por desplazamiento y gastos de viaje aunque éstas esten exceptuadas de gravamen. Además habrá de realizarse con una clave especial para esas percepciones que mostramos a continuación:

4.- CASO DE CONTRATOS DE OBRA O SERVICIO EN LA CONSTRUCCIÓN.

    De acuerdo con el artículo 9 RIRPF (RD 439/2007) las dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia podrán ser exceptuadas de gravamen, hasta unos determinados límites cuantitativos siempre y cuando se cumplan unos determinados requisitos (ya visto); entre estas condiciones o requisitos establece el propio RIRPF que ha de tratarse de desplazamientos fuera del centro de trabajo habitual en caso de gastos de desplazamiento y a un municipio distinto del lugar habitual de trabajo en el supuesto de gastos de manutención o estancia, interpretando dicha expresión o término en el sentido de que el trabajador debe estar destinado en un centro de trabajo y salir o desplazarse fuera del mismo para realizar en otro centro de trabajo su actividad laboral.

    Para las contrataciones realizadas bajo la modalidad de contratación para obra o servicio determinado, el destino en sí del trabajador en el centro de trabajo donde en concreto se ubica la obra o el servicio, invalidaría la aplicación del régimen de dietas previsto en el artículo 9.A del RIRPF, por cuanto se consideraría que las cantidades que se abonasen lo serían para compensar los desplazamientos desde los domicilios particulares a los centros de trabajo a los que están destinados los trabajadores, lo cual conllevaría a que estuvieran sometidos a tributación en su totalidad.

    Ahora bien, si el trabajador se desplaza desde el centro de trabajo donde se ubica la obra para la que se le contrató a otras obras, sería de aplicación la exención, en la medida que se cumpliesen los requisitos y condiciones previstos en la normativa anteriormente señalados.

    En este sentido se pronuncia la consulta vinculante V4107-16 de la Dirección General de Tributos, realizada por una empresa dedicada a realizar obras de instalación y montaje de diversas tipologías.

5.- CANTIDADES PERCIBIDAS POR JURADOS.

    Se exceptúan de gravamen las cantidades percibidas por los candidatos a jurado y por los jurados titulares y suplentes como consecuencia del cumplimiento de sus funciones, así como las percibidas por miembros de las Mesas Electorales.

6.- ASIGNACIONES POR TRASLADOS.

    Se exceptúan de gravamen las cantidades abonadas al contribuyente como consecuencia del traslado de puesto de trabajo a municipio distinto, siempre que dicho traslado exija el cambio de residencia y correspondan, exclusivamente, a gastos de locomoción y manutención del contribuyente y de sus familiares durante el traslado y a gastos de traslado de su mobiliario y enseres.

REGISTRO CONTABLE.

    Evidentemente, si es práctica habitual en las empresas la entrega de este tipo de retribución a los trabajadores, pues de otra forma no podría realizarse adecuadamente su labor; en consecuencia su REGISTRO CONTABLE es un aspecto que habremos de estudiar adecuadamente una vez imputadas las retribuciones en las nóminas correspondientes.

DEDUCCIÓN EN EL IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES.

    Otro aspecto significativo en relación con esta problemática sería comprobar si las cantidades satisfechas por la empresa por este concepto constituyen gasto fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades, es decir, se cumplen las condiciones legalmente establecidas de devengo, correlación de ingresos y gastos y justificación.

COTIZACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL.

    En el ámbito laboral, el Texto Refundido de la Ley General de la Seguridad Social (TRLGSS), en concreto su artículo 147 establece que no se computarán en la base imponible las asignaciones para gastos de viaje y locomoción entregadas al trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto y los gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del IRPF.

Comentarios

Rentas exentas y no sujetas en el IRPF.
¿Quién debe acreditar/justificar dietas de trabajadores: Pagador o Perceptor?
Registro Contable de Dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia.
Cotización a la Seguridad Social de Dietas y asignaciones para locomoción, manutención y estancia.
Deducibilidad en el Impuesto sobre Sociedades de Dietas y asignaciones para locomoción, manutención...
Tabla Resumen de valoración de determinados Conceptos Retributivos
Gastos de manutención de trabajadores autónomos.
Exención del vehículo entregado como retribución en especie a trabajadores desplazados al extranjero.

Casos Prácticos

Retribución en especie consistente en uso mixto del vehículo de empresa.
Valoración de retribución en especie consistente en residir en vivienda propiedad de la empresa.
Valoración de retribución en especie consistente en residir en vivienda NO propiedad de la empresa.

Jurisprudencia

Consulta vinculante V3268-23. Tratamiento en IRPF de tratamientos médicos como rendimiento del trabajo.
STS 3275/2020. Prueba gastos desplazamiento que justifican la no sujeción de dietas.
STS 429/2020. Recurso 4002/2018. Prueba desplazamiento y gasto manutención respecto a la exención.
STS 96/2020. Recurso 4258/2018. Prueba desplazamiento y gasto manutención respecto a la exención.
STSJ Murcia 1320/2019. Consideración dieta pago mensual por desplazamiento probado mediante informe.
Resolución Nº 3972/2018 TEAC. Prueba exoneración retribuciones declaradas por pagador como exentas.
Resolución Nº 39/01817/2018 TEAR Cantabria. Compatibilidad cargo administrador con régimen de dietas.
Consulta Vinculante V0374-21. No exención gastos locomoción pagados sin utilizar vehículo propio.
Consulta Vinculante V1984-18. Tratamiento dietas y gasto viaje desplazamiento alta dirección.
Consulta Vinculante V1138-18. Deducibilidad de los gastos por dietas por parte de administrador.
Consulta Vinculante V0638-18. Aplicación conjunta exención rentas extranjero y dietas exceptuadas.
Consulta Vinculante V0935-17. Régimen dieta exceptuada contrato mercantil que incluye importes.
Consulta Vinculante V4107-16. Dietas con contratos de obra o servicio y centro móvil.
Consulta Vinculante V3314-16. Aplicación exención rendimiento en extranjero y dietas exceptuadas.
Consulta Vinculante V3257-15. Criterio de imputación fiscal de dietas abonadas a persona física.
Consulta Vinculante V2773-14. Aplicación régimen excesos art. 9 RIRPF y cálculo dieta exceptuada.
Consulta Vinculante V0230-10. Dietas exentas.

Legislación

Orden HFP/792/2023. Se revisa la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en IRPF.
Art.17 Ley 35/2006 Rendimientos íntegros del trabajo
Art. 9 RD 439/2007 Dietas y asignaciones gastos de locomoción, manutención y estancia

artículo 9